checklist

Engelse briefindeling

Taal en communiceren

De Engelse briefindeling verschilt van de Nederlandse. In welke mate lees je hier.

Deze (Brits-Engelse) standaardindeling is slechts een aanbeveling; het staat je natuurlijk vrij een eigen briefindeling te maken en je aan de huisstijl van je werkgever te houden. Het is wel goed om je bewust te zijn van de verschillen.  

1) Briefhoofd, logo, afzendergegevens
Bij zakelijke correspondentie in het Engels worden behalve naam en adresgegevens ook vaak VAT-(btw)gegevens genoteerd.

2) Datum
De datum komt linksboven. (Volgens de Nederlandse indeling komt de datum pas ná de adressering.) In een Engelse brief vermeld je géén plaatsnaam. Een maand begint altijd met een hoofdletter. Tegenwoordig gebruikt men alleen nog getallen voor de datumnotitie; achtervoegsel als 1st of 3rd kun je dus weglaten.

Voorbeeld: 23 March 2010

3) Geadresseerde
– Adres staat links in de brief.
– Gebruik van ‘ter attentie van’ is niet nodig omdat de persoon in een Engelse brief boven het bedrijf staat. In Noord-Amerika gebruikt men Attention. Op de envelop kun je eventueel de volgende afkortingen gebruiken: FAO of attn (for the attention of).
– Bovenaan komt de naam van de ontvanger, met Mr of Mrs ervoor. Gaat de brief naar Groot-Brittannië? Zet dan geen punt achter Mr en Mrs. Naar de V.S. zet je er wél een punt achter.
– Weet je niet of de dame aan wie je de brief richt getrouwd is of niet? Gebruik dan de afkorting Ms.
– Je kunt hierna de functie op een aparte regel zetten, als dat relevant is.
– De naam van het bedrijf volgt op de volgende regel.
– Adresopbouw:
* huisnummer komt zonder komma vóór de straatnaam. In plaats van postbus, zet je P.O. box neer;
* bij Engelse adressen staan vaak ook nog de namen van het gebouw en het graafschap;
* noteer plaatsnamen in hoofdletters en bij voorkeur in het Engels, in verband met de postbezorging in het land zelf. Dus niet: Londen, maar London.
* de postcode (postal code, of zip code in de V.S.) bestaat uit maximaal zeven cijfers en letters en staat op de een na laatste regel, boven de naam van het land;
* de naam van het land zet je op de envelop in het Nederlands, in de brief in het Engels. Vensterenvelop? Zet dan de landennaam in het Nederlands.

Mrs M. Pengel
TTG – Esquire
Goodoo House
4 Abbey Road
ENFIELD EN1 2QE
Groot-Brittannië

4) Aanhef
– In de aanhef van een Engelse brief kun je gewoon afkortingen gebruiken (Mr, Ms, Mrs).
– Na de aanhef komt tegenwoordig geen komma in het Engels. In de V.S. volgt een dubbele punt.
Kijk hier voor de regels van de aanhef. (http://www.secretaresseassistent.nl/sa_index.asp?page=checklist&id=54)

5) Onderwerp, referentie
– Het onderwerp komt pas ná de aanhef in Engelse brieven. In de V.S. staat het onderwerp, net als bij ons, vóór de aanhef.
– Het onderwerp staat links op de brief, tenzij er in de huisstijl een andere indeling geldt.
– In oudere Engelse correspondentie onderstreepte men vaak het onderwerp, maar dat is niet verplicht.
– Gebruik geen punt aan het eind van de referteregel.

uw kenmerk: your ref
ons kenmerk: our ref
uw brief van: your letter of March 15

6) Slot
– In de Engelse slotformule, die heel compact is, volg je de aanhef: wanneer je de naam van de ontvanger noemt, schrijf je Yours sincerely; wanneer je een onpersoonlijke aanhef gebruikt, schrijf je Yours faithfully of het informelere With kind regards.
– De slotformule heeft in het Engels nooit een komma aan het einde van de zin.

Groot-Brittannië: Yours sincerely
Verenigde Staten: Sincerely yours

7) Ondertekening
– Ondertekening staat weer links van de brief.
– Schrijf de voornaam voluit en gebruik geen initialen.
– Noteer de functie (met hoofdletter) of afdeling in de regel eronder.

8) Overige elementen
Bijlage(n): Enc(s): (enclosure)
Kopie: cc: (certified copy)
PS: PS: (postscriptum)

Bestaan er standaardregels voor de lay-out van een brief?
Engelse aanhef en afsluiting
Engelse standaardzinnen
Boek: Internationale zakenbrieven
Training: Fast track English

Reageer op dit artikel