checklist

Hardnekkige gewoontes bij brieven

Taal en communiceren

In de adressering van een brief moet t.a.v. (ter attentie van) tegenwoordig weggelaten worden.

Hier wordt in de verschillende naslagwerken niet eenduidig over gedacht. Kijk vooral naar de huisstijl van de organisatie waarvoor je werkt: staat daarin dat je het moet gebruiken, doe dat dan. Zo niet: laat deze toevoeging inderdaad maar liever weg.

Wanneer je ‘Geachte’ schrijft in de aanhef van de brief, dan móét je de brief afsluiten met ‘Hoogachtend’ en niet met ‘Met vriendelijke groet’.
In onze “moderne tijd” geldt dit zeker niet meer. In een zakelijke brief is de aanhef Geachte nog altijd gebruikelijk. In een brief die vriendelijk van toon is, ligt de afsluiting Met vriendelijke groet meer voor de hand dan het wat afstandelijke Hoogachtend.
Neem daarom als uitgangspunt: Met vriendelijke groet is de standaard afsluiting tenzij er een goede reden is om daarvan af te wijken (bijvoorbeeld: aanmaningen, ‘boze’ brieven). Reserveer voor dit soort gevallen het formelere Hoogachtend.

Als je de meisjesnaam van de geadresseerde opneemt in de adressering, dan moet je die ook noemen bij de aanhef.
In de aanhef is het niet nodig om de meisjesnaam te noemen. De aanhef kun je beschouwen als een soort aanspreekvorm voor een begroeting. Bij een persoonlijke ontmoeting zeg je ook niet: “Dag mevrouw drs. Boerema-Klaver.”
Laat dus alle franje in de vorm van titels en voorletters achterwege in de aanhef. Wél is het netjes om in de adressering zo volledig mogelijk te zijn. Daar neem je dus wél de eventuele titel(s), voorletter(s) en de meisjesnaam op.

Je mag een brief nooit met ‘ik’ beginnen.
Nergens in de naslagwerken staat dat dit verboden is. Je kunt het hooguit onbeleefd vinden. Als lezer zou je je hieraan kunnen storen. Daarom is het inderdaad beter een brief niet met ik te beginnen.

Als je boven aan het briefpapier bij het kopje ‘inlichtingen’ een contactpersoon hebt genoemd, vermeld je die contactpersoon niet nog eens in de afsluiting van de brief.
Strikt genomen zou dit inderdaad niet hoeven. Maar: de ervaring leert dat lezers vaak nogal lui zijn. Luie lezers houden er geen rekening mee dat de contactpersoon en de ondertekenaar weleens twee verschillende personen zouden kunnen zijn. Dus als een lezer onder aan de brief de naam van de ondertekenaar ziet staan, dan is de kans groot dat hij denkt: dat zal dan ook wel de contactpersoon zijn. Met alle misverstanden van dien die dat vervolgens aan de telefoon oplevert. Daarom: als de ondertekenaar iemand anders is dan de contactpersoon, neem dan onder aan je brief de zin op: ‘Mocht u hierover nog vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met …’

De lay-out van een brief
Tekstopbouw
Zakelijk briefpapier maken (of nabestellen)
Verouderde woorden
Boek: Correspondentie Support
Training: Creatief zakelijk schrijven

Reageer op dit artikel