Niet alleen in foutloos Nederlands, maar ook allemaal op dezelfde manier. Een schrijfwijzer maakt deel uit van de huisstijl van je organisatie, net als bijvoorbeeld een logo en bedrijfskleuren.

Wat kun je ermee?
Met een schrijfwijzer kun je er in de eerste plaats voor zorgen dat je organisatie een eenheid vormt in de manier van brieven en e-mails schrijven, stijl op de website etcetera. Bovendien helpt de schrijfwijzer mee om de gewenste uitstraling te bereiken. De schrijfwijzer bevat de richtlijnen die het bedrijf heeft opgesteld over de schriftelijke communicatie en laat zien hoe het wil dat de medewerkers met de klanten communiceren.
De schrijfwijzer schept voor de medewerkers duidelijkheid in de manier waarop het bedrijf wil communiceren en helpt fouten te voorkomen.

Hoe maak je een schrijfwijzer?
Stap 1
De eerste stap op weg naar een goede schrijfwijzer is het vaststellen van het doel. Wil je alleen maar een correcte spelling bevorderen of wil je meer? Bijvoorbeeld klantvriendelijk schrijven.

Stap 2
Vervolgens kun je de onderwerpen inventariseren die in de schrijfwijzer moeten worden opgenomen en de bronnen die je daarvoor gebruikt.

Leg jezelf beperkingen op wat betreft de algemene spellingvoorschriften. Er bestaan tal van algemene schrijfwijzers, grammaticaboeken en woordenlijsten. Verwijs hier zo nodig naar en schrijf niet alles over.

Mogelijke onderwerpen zijn:

• Spelling van woorden die specifiek zijn voor jouw bedrijf.
• Spelling van begrippen en woorden die in de bedrijfstak worden gebruikt (jargon).
• Namen van producten en diensten.
• Afspraken over de manier waarop je getallen en telefoonnummers schrijft.
• Hoofdlettergebruik.
• Opmaakkwesties (aanhalingstekens, citaten, opsommingen etc.).
• Stijlkeuze.

Stap 3
Maak een inhoudsopgave om de structuur van je schrijfwijzer vast te stellen.

Voorbeeld:

• Voorwoord: over het hoe en waarom van de schrijfwijzer.
• De tone of voice: de manier waarop je tegen de klanten en andere relaties van het bedrijf spreekt (schrijft).
• Spelling: de manier waarop je namen, woorden, afkortingen schrijft.
• Stijl: de manier waarop je wilt dat de medewerkers schrijven (bijvoorbeeld actief, levendig etc.).
• Opmaak: de manier waarop je door de opmaak helderder kunt overkomen.
• Regels voor specifieke uitingen zoals brieven en websites.

Stap 4
Rubriceer de verzamelde onderwerpen en vul de schrijfwijzer in.

Stap 5
Denk na over de vormgeving en de manier waarop je de schrijfwijzer beschikbaar stelt. Bijvoorbeeld op papier (in een boekje) en/of digitaal (intranet, USB-stick, DVD). De keuze over de publicatiewijze hangt af van een aantal factoren:

• Hoe vaak wordt de schrijfwijzer herzien (regelmatig of vrijwel nooit)?
• Voor welke doelgroepen is hij bestemd (alleen intern of ook extern)?

Stap 6
Introduceer de schrijfwijzer intern. De schrijfwijzer is een instrument om je bedrijf extern te profileren. Besteed daarom aandacht aan de introductie. Doordring de medewerkers van het nut en wijs hen op het gemak dat zij ervan kunnen hebben. Zorg voor voldoende draagvlak.

Aandachtspunten bij de introductie:

• Maak een communicatieplan en besteed vooral aandacht aan de boodschap voor de verschillende doelgroepen.
• Schep duidelijkheid over het gebruik van de schrijfwijzer:

– Waarom is er een schrijfwijzer, wat willen we ermee?
– Welke regels gelden?
– Voor welke uitingen geldt de schrijfwijzer (brieven, brochures, e-mail etc.)?
– Wie houdt toezicht?
– Waar kun je terecht met vragen?
– Welke sancties gelden als iemand de regels negeert?

Middelen voor de introductie:

Gebruik verschillende middelen om de schrijfwijzer te introduceren, bijvoorbeeld:

• Hang enige tijd voor de introductie posters op met nieuwsgierig makende teksten, zoals:

– U hebt of u heeft … weet jij het?
– Drs. De Groot of drs de Groot … weet jij het?

• Dezelfde vragen kunnen op intranet worden gesteld of in het personeelsblad. Bij de werkelijke introductie spelen de antwoorden op deze vragen een rol.
• Organiseer een schrijftraining voor het personeel waarin de schrijfwijzer wordt geïntroduceerd.
• Gebruik voorbeelden van slecht taalgebruik of verkeerde spelling om het nut van de schrijfwijzer aan te tonen.
• Organiseer een Groot Dictee met bedrijfsjargon om aan te tonen dat niet iedereen dit zomaar foutloos schrijft.

Stap 7
Introduceer de schrijfwijzer ook extern. Bijvoorbeeld bij je reclamebureau(s), tekstschrijvers en de bureaus die worden ingeschakeld voor de arbeidsmarktcommunicatie. Geef persoonlijk aan wat de aanleiding is en stel de richtlijnen ter beschikking.

Stap 8
Houd de aandacht vast. Zorg ervoor dat de medewerkers de schrijfwijzer blijven gebruiken, ook als de aandacht na de introductie dreigt weg te ebben. Denk er ook aan dat nieuwe medewerkers ermee bekend raken.

Aandachtspunten om de aandacht vast te houden:

• Regelmatig een taalrubriek in personeelsblad/intranet.
• Vraagbaak instellen (en verslag doen van vragen die ook voor anderen van belang zijn).
• Jaarlijks Groot Bedrijfs Dictee.

Stap 9
Houd de schrijfwijzer actueel. Spelling verandert gelukkig niet zo vaak. Toch moet de schrijfwijzer regelmatig geactualiseerd worden. Er komen interne afkortingen bij, namen van producten veranderen, je bedrijf opereert op andere markten enzovoort.

Bron: www.decommunicatiedesk.nl, auteur:  Marten Waardenburg

Managementsupport Secretaressedictee
Nieuwe huisstijl: introductie in de organisatie
Stappenplan ontwikkelen huisstijl
Huisstijldragers
Invoeren huisstijl
Boek: Ontwikkel een handboek voor je huisstijl
Training: Bewust schriftelijk communiceren