checklist

Opbouw van een tekst: Wie Wat Waar Waarom Wanneer Hoe

Taal en communiceren

Een informatieve tekst begint met de belangrijkste boodschap, het doel.

Bijvoorbeeld dat je niet hebt gekozen voor X als leverancier, dat je gaat verhuizen of een abonnement opzegt.

Hoe pak je dat aan? Hoe begin je die eerste zinnen?

Daarvoor bestaat een handig ezelsbruggetje:

Het begin van een informatieve tekst moet altijd antwoord geven op de vragen: Wie, Wat, Waar, Waarom, Wanneer en (soms) Hoe.

Een voorbeeld:

Jan Pietersen heeft tijdens de kerstviering de gouden bedrijfsspeld ontvangen. Hij kreeg de onderscheiding uit handen van directeur Piet Jansen, in de kantine van de vestiging Rotterdam. ‘Dertig jaar hard werken en twintig jaar EHBO. U hebt de speld meer dan verdiend’, aldus Jansen.

Ziehier een eenvoudige toepassing van de 5W’s+H. Wie (Jan Pietersen), Wat (hij kreeg de gouden bedrijfsspeld), Waar (in de kantine van de vestiging Rotterdam), Wanneer (tijdens de kerstviering) en Waarom (dertig jaar hard werken en twintig jaar EHBO). Hoe is hier niet relevant.

Een voorbeeld van een brieftekst:

Op 10 maart hebt u gesolliciteerd naar de functie van commercieel medewerker. Uit de vele brieven hebben we een eerste selectie gemaakt. Tot onze spijt moeten wij u meedelen dat u niet bent geselecteerd omdat uw opleiding en werkervaring niet aansluiten op de inhoud van de functie.

Wie (u), Wat (niet geselecteerd), Waar (niet van toepassing), Wanneer (eerste selectie) en Waarom (opleiding en werkervaring sluiten niet aan op de inhoud van de functie).

Dit laatste voorbeeld laat zien dat niet altijd elke W een antwoord krijgt. Waar is hier niet relevant. Voor jezelf moet je de vraag Waar wel altijd stellen. Dat geldt ook voor de overige W’s+H. Anders zie je informatie over het hoofd.

Als je het doel van de brief nog meer naar voren wilt halen, kun je met de derde zin beginnen:

Tot onze spijt moeten wij u meedelen dat u niet bent geselecteerd voor de functie van commercieel medewerker. Uw opleiding en werkervaring sluiten namelijk niet aan op de inhoud van de functie.

Je geeft nu niet eerste de reden waarom de sollicitant de brief ontvangt. Dat is hier geen enkel probleem. In andere gevallen kan een aanloopje wél nodig zijn. Dat mag echter niet langer zijn dan enkele zinnen.

Briefopbouw voor vier soorten brieven
Zakelijke brieven: opbouw en indeling in alinea’s
Brief opstellen: de inleiding
Boek: Zakelijke brieven en e-mails schrijven
Training: Klantgericht schrijven

Reageer op dit artikel