checklist

Omgaan met vragen tijdens een presentatie

Taal en communiceren

Houd je voor je werk wel eens een presentatie? Bedenk dan dat het goed beantwoorden van vragen een belangrijke rol speelt bij het toelichten van een onderwerp.

Hoe kun je dit het beste aanpakken?

Vraag herhalen
Luister naar de hele vraag en herhaal deze daarna. Het publiek hoort de vraag dan zeker goed en de vragensteller hoort of je zijn vraag goed hebt begrepen. Ook geef je jezelf zo wat extra tijd om na te denken over een goed antwoord.

  • Extra aandacht aan je presentatie
    Gebruik het beantwoorden van vragen ook om belangrijke onderdelen van je presentatie te beklemtonen, aan te vullen of extra uit te leggen. Misschien blijkt tijdens de beantwoording van de vragen ook wel dat je vergeten bent bepaalde informatie te geven. Je kunt deze dan alsnog presenteren. Het goed beantwoorden van de vraag van de vragensteller moet wel altijd op de eerste plaats komen.
  • Vraag goed begrepen?
    Als je niet goed begrijpt wat de vragensteller wil weten, dan doe je er goed aan te vragen wat deze precies bedoelt. Je kunt hem ook helpen door hem bijvoorbeeld te vragen: ‘Bedoelt u wellicht…?’ Kijk ook of de vragensteller uw antwoord heeft begrepen. Controleer dit door hem te vragen of u de vraag voldoende beantwoord heeft. Wacht tot het antwoord hierop ‘ja’ is, voordat je doorgaat naar de volgende vraag.
  • Tijd bewaken
    Als het publiek veel vragen heeft, moet u erop letten dat het beantwoorden ervan geen negatieve gevolgen heeft voor de presentatie zelf. Mocht u in tijdnood komen door het beantwoorden van vragen, dan kunt u aangeven dat u vanwege de tijd verder moet met de presentatie. U kunt dan aan het einde van de presentatie een e-mailadres of telefoonnummer geven waarop het publiek u kan benaderen voor vragen die u niet tijdens de presentatie kon beantwoorden. Maak hiervoor een aparte sheet aan met daarop: ‘Voor verdere vragen kunt u me bereiken op [telefoonnummer] en/of [je e-mailadres].’ Een andere mogelijkheid is dat u de aanwezigen de gelegenheid geeft om na de presentatie nog vragen te stellen.
  • Eerlijk zijn
    Geef het eerlijk toe als u geen antwoord heeft op een vraag. U kunt niet alles weten en met het geven van een fout antwoord kunt u uw hele presentatie ongeloofwaardig maken. Meld gewoon dat u het antwoord gaat opzoeken en dat u de vragensteller en eventuele andere geïnteresseerden in het publiek er later over informeert.
  • Voldoende tijd
    Zorg dat het publiek voldoende tijd heeft om vragen te stellen.
  • Kort en helder
    Let er bij het beantwoorden van vragen op dat u niet te lang van stof bent en dat u geen vakjargon of onnodig moeilijke woorden gebruikt.

Wanneer vragen stellen?
Meestal kan het publiek na de presentatie vragen stellen. Dit kan echter ook op andere momenten. Een goed alternatief is dat je vragen beantwoordt voordat je de presentatie afrondt. Je beantwoordt dan eerste de vragen van het publiek, waarna je eindigt met de conclusies van je presentatie. Zo krijgt de presentatie een krachtig slot dat bij het publiek blijft hangen.

Het beantwoorden van vragen door de hele presentatie heen is geen aanrader als je een tijdslimiet hebt. Het wordt dan lastig om de tijd van je presentatie goed in te delen. Ook word je (vooral bij een grote groep) te veel afgeleid van je presentatie.

Presenteren – een stappenplan
Tips voor het gebruik van PowerPoint bij presentaties
De 10 don’ts bij PowerPointpresentaties
Boek: Presenteren
Training: POWERsecretaresse2

Reageer op dit artikel