checklist

De voor- en nadelen van een brief

Taal en communiceren

NL Post klaagt er al jaren over: er worden steeds minder brieven verstuurd. En dat is ook niet zo gek: telefoon, e-mail en fax zijn een stuk sneller en makkelijker.

Toch heeft de brief een aantal belangrijke voordelen. Niet voor niets is de brief nog steeds een veelgebruikt communicatiemiddel voor bedrijven, organisaties en overheden.

De voordelen van een brief
Wat zijn de voordelen van een brief? Hieronder een opsomming:

  1. Een brief legt gegevens en afspraken vast.
    Technische en gedetailleerde informatie zoals bedragen, aantallen, namen, adressen, data of tijden kun je beter in een brief vastleggen. Na verloop van tijd zijn telefoonnotities niet altijd even duidelijk meer en e-mails niet goed meer terug te vinden. Een brief is dus een betrouwbare geheugensteun.
  2. Een brief trekt aandacht.
    Een brief die er verzorgd uitziet, vraagt en krijgt de aandacht van de lezer. Een lezer neemt er meestal meer tijd voor dan voor een e-mail. Ook biedt de brief, vergeleken met de mail, meer mogelijkheden op het gebied van vormgeving en bijlagen. Hierdoor komt je boodschap vaak beter tot zijn recht.
  3. Een brief heeft juridische waarde.
    Mondelinge overeenkomsten hebben een juridische geldigheid, maar de meeste transacties worden op papier vastgelegd. Brieven kunnen als geschreven contracten gelden. Denk maar eens aan getekende offertes of opdrachtbevestigingen. Ook kunnen brieven in een juridische procedure als bewijsstukken worden beschouwd. De juridische status van een e-mail of een fax is minder duidelijk. Daarom is een brief voor overeenkomsten nog steeds het geijkte middel.
  4. Een brief kan een ingewikkeld/moeilijk bericht duidelijker of prettiger verwoorden.
    Een ingewikkeld of vervelend bericht kun je vaak beter in een brief verwoorden dan in een telefoongesprek. Een luisteraar kan onderbreken tijdens het toch al moeilijke gesprek. Je kunt je concentratie kwijtraken en daardoor wat minder gelukkig formuleren. Een brief kan hierbij uitkomst bieden. Je wikt en je weegt je woorden net zo lang tot je een uitgebalanceerde tekst hebt. Bovendien geef je de lezer meer gelegenheid om het bericht in alle rust te verwerken.
  5. Een brief wordt gelezen op het juiste moment.
    Een telefoontje komt vaak ongelegen: de ontvanger zit bijvoorbeeld net in een bespreking. Hij heeft dan nauwelijks tijd om te luisteren en de kans bestaat dat de boodschap maar gedeeltelijk overkomt. Voor een brief kiest de lezer zelf het meest geschikte moment. Hierdoor valt de inhoud beter op zijn plaats.
  6. Een brief kan een groot aantal mensen tegelijk bereiken.
    Gaan jullie verhuizen of nodig je een grote groep mensen uit voor een presentatie, dan heb je dat per brief sneller gedaan dan met de telefoon. Een e-mail is natuurlijk nog makkelijker, maar een brief heeft een officiëler karakter en trekt meer aandacht.
  7. Een brief is vertrouwelijk.
    Een brief kun je vertrouwelijk versturen. Door dit duidelijk aan te geven op de envelop, kun je er vrijwel zeker van zijn dat alleen de geadresseerde de brief onder ogen krijgt. Bij de fax is die zekerheid een stuk kleiner. Vaak staat het faxapparaat in een algemene ruimte en helaas kun je geen envelop om het faxbericht doen. Ook ‘inbreken’ in een mailbox is niet al te moeilijk. De post garandeert dus de meeste privacy.
  8. Een brief komt (vrijwel) zeker aan.
    Natuurlijk kan een brief wel eens kwijt raken in de post, maar deze kans is al jarenlang niet erg groot. Bovendien kun je een brief aangetekend of per koerier versturen. De kans dat een e-mail niet overkomt is vele malen groter: welk bedrijf heeft er geen ervaring met computerproblemen? Ook een fax kan nog wel eens blijven steken of onleesbaar overkomen. Daarom is de post nog steeds het meest betrouwbare communicatiemiddel.

De nadelen van een brief
Naast voordelen heeft een brief natuurlijk ook nadelen:

  1. Een brief komt niet direct aan.
    Voor sommige transacties is snelheid bepalend en dan is de post gewoon te langzaam. Het gebruik van telefoon, fax of e-mail ligt dan meer voor de hand.
  2. Een brief schept afstand.
    Ook al formuleer je de tekst nog zo precies, bij een brief ontbreekt het persoonlijke, directe contact met de ontvanger. Dit legt beperkingen op. In een (telefoon)gesprek kun je rechtstreeks reageren op wat er gezegd wordt, aarzelingen wegnemen, woorden aanscherpen, extra informatie geven. Dit kan in een brief allemaal niet, waardoor je soms ongewild een verkeerde indruk wekt of onduidelijk bent. Hetzelfde geldt uiteraard voor een e-mail of fax. Daarom kun je in sommige situaties beter kiezen voor persoonlijk contact.
  3. Een brief schrijven kost tijd en moeite.
    Denken, schrijven, printen, nakijken, in een envelop doen, posten: een brief schrijven kost bijna altijd meer tijd dan een telefoongesprek of een e-mail. Ook duurt het langer voor je antwoord krijgt. Bovendien vinden veel mensen bellen makkelijker dan schrijven: je hoeft je dan immers niet te bekommeren om spelling, stijl en structuur. Heb je dus weinig tijd, dan is het goed om eerst even na te denken of een brief echt nodig is.

Conclusie
Als je naar de vorige paragrafen kijkt, lijkt een brief meer voordelen te hebben dan nadelen. Toch is een brief niet altijd de beste keus. Of je voor een brief kiest, is afhankelijk van de situatie.

  • Is snelheid belangrijk of wil je direct antwoord, dan is telefoon of e-mail het meest geschikt.
  • Maar wil je iets duidelijk en formeel vastleggen, dan heb je meer aan een brief.

En natuurlijk sluit het één het ander niet uit: vaak is een combinatie van bellen en schrijven de beste keus. Je hebt dan immers wel het directe contact, maar weet ook zeker dat de belangrijkste afspraken vaststaan.

Vijf vuistregels voor klantvriendelijke brieven
Effectief telefoneren
Etiquette voor mail
Boek: Zakelijke brieven en e-mails schrijven
Training: Klantgericht schrijven

Reageer op dit artikel