1. De appellerende functie

Met je boodschap doe je een appel op de lezer. Alles wat je zegt, heeft een doel: ‘Het tocht hier. Ik bedoel te zeggen: mag het raam dicht?’ In zakelijke communicatie zijn drie doelen te onderscheiden: informeren, overtuigen en aansporen.

Een tekst kan zuiver informatief zijn, bijvoorbeeld wanneer je een bericht rondstuurt over de nieuwe huisstijl van je bedrijf.
Een tekst kan ook zuiver overtuigend zijn, om bijvoorbeeld je collega’s de noodzaak van een nieuwe huisstijl te laten inzien.
Een tekst kan ook aansporend zijn, zodat je collega’s daadwerkelijk de nieuw huisstijl gaan hanteren.

Sluit een overtuigende of aansporende tekst nooit af met ‘wij vertrouwen erop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.’ Daarmee zaai je verwarring over wat nu het doel was: overtuigen/aansporen of informeren.

2. De referentiële functie

Letterlijk nemen wat er gezegd wordt: ‘Het toch hier. Ik zag letterlijk: er is sprake van een luchtverplaatsing.’ Bij het schrijven van brieven is het van belang om rekening te houden met wat de lezer allemaal al weet. Houd daarom bij het schrijven altijd in je achterhoofd: Wat weet mijn lezer al? Is mijn lezer bekend met de situatie waarover de brief gaat? Wat moet mijn lezer weten? Naast informeren, overtuigen en aansporen willen we in onze tekst ook een goede relatie met de lezer opbouwen. Om dat te bereiken zijn er nog twee functies:

de expressieve
de relationele

3. De expressieve functie

Met alles wat je zegt, zeg je ook iets over jezelf: ‘Het tocht hier. Ik zeg hiermee over mijzelf: ik heb het fris, of ik heb last van de wind.’ Door woorden te gebruiken die je lezer niet kent (bijvoorbeeld door een advocaat aan een niet-jurist), roep je gewild of ongewild het beeld op ‘de deskundige’ te zijn. Hierdoor kan je status misschien toenemen, maar je kunt hiermee de plank ook flink misslaan. Zeker als blijkt dat je boodschap niet bij je lezer overkomt. Je imponeergedrag gaat dan ten koste van de effectiviteit van de communicatie.

4. De relationele functie

Met wat je zegt, zegt je ook iets over je relatie met de ontvanger: ‘Het tocht hier. Ik zeg hiermee over onze relatie: er is geen sprake van een gezagsverhouding, wij kunnen als collega’s dit soort dingen tegen elkaar zeggen.’ Ook in correspondentie kan er sprake zijn van een hiërarchische, collegiale of vriendschappelijke relatie. Wanneer de toon van je brief niet in overeenstemming is met de relatie die je als schrijver hebt met de lezer, wordt de communicatie geschaad. Kortom: het gaat niet alleen om wát je schrijft, maar ook om hóé je het schrijft.

Meer weten?

Lees alles over het schrijven van een zakelijke brief of e-mail, van aanhef tot afsluiting. Meer de diepte in? Bekijk de communicatietrainingen van Management Support, zoals ‘Kei in taal’ en ‘Helder en tactvol communiceren’.