Je stelt daarom de voorzitter voor voortaan alleen een actielijst te maken. De voorzitter heeft daar twijfels over, maar wil het wel voorleggen aan het vergaderteam. Daarom heeft hij jou gevraagd je voorstel en argumentatie op papier te zetten.

Hoe ga je te werk? Neem de volgende stappen:

1. Bepaal je stelling
Sta stil bij wat nou eigenlijk je stelling is en formuleer deze in één zin. Een goede stelling in dit geval is bijvoorbeeld:

– Het is voor iedereen nuttiger als we overstappen op een actielijst in plaats van een uitgebreid verslag.

2. Bepaal je hoofdargumenten
De tweede stap is te bedenken wat je belangrijkste argumenten zijn voor je stelling. In bovenstaande situatie zijn dat bijvoorbeeld de volgende drie:

1. Het kost minder tijd om een actielijst te maken dan een uitgebreid verslag, waardoor ik meer tijd over heb voor taak X.
2. Een actielijst wordt eerder gelezen dan een uitgebreid verslag, waardoor actiepunten niet onnodig blijven liggen.
3. Een actielijst is overzichtelijker dan een uitgebreid verslag, waardoor niemand zijn actiepunten én de deadlines over het hoofd kan zien.

3. Bepaal je subargumenten
Heb je je stelling en hoofdargumenten bepaald, dan is je volgende stap om te kijken of je met deze argumenten alle bezwaren van je ‘tegenstanders’ wegneemt. Zijn er toch nog kritische vragen te verwachten? Dan zul je die moeten beantwoorden met subargumenten: argumenten die je hoofdargumenten ondersteunen.

Neem bijvoorbeeld hoofdargument 3. De vraag kan gesteld worden waaróm een actielijst overzichtelijker is, vooral door iemand die nog niet eerder met actielijsten heeft gewerkt. Je kunt dan het volgende subargument gebruiken:

– Op een actielijst staan de actiepunten – inclusief de uitvoerders en deadlines – niet verstopt in de tekst, maar helder en bondig onder elkaar.

4. Breng je argumentatie helder over
De laatste stap is natuurlijk om je argumenten helder over te brengen.

Mondeling
Doe je dit mondeling, bereid je dan goed voor:

• Maak een spiekbriefje met je argumenten, en zet de belangrijkste bovenaan.
• Oefen je betoog door het voor jezelf een keer uit te spreken.

Op papier
Moet je je argumentatie op papier zetten, kies dan een overzichtelijke opbouw:

• Begin met de aanleiding voor je betoog. In dit geval zijn dat je twijfels over de verslagvorm en het verzoek van de voorzitter om een alternatief voor te stellen.
• Kom vervolgens met je stelling, zodat je iedereen direct wakker schudt.
• Beschrijf daarna je argumenten en zorg ervoor dat je per alinea één hoofdargument plus de bijbehorende subargumenten behandelt.
• Sluit je betoog af door nogmaals je stelling et herhalen en te vragen wat de lezers ervan vinden.

Let er zowel bij een gesproken als geschreven betoog op dat je duidelijke signaalwoorden en –zinnen gebruikt. Dat zijn bijvoorbeeld:

• Ik heb hiervoor drie argumenten.
• Ten eerste…
• In de tweede plaats…
• En mijn laatste, misschien wel belangrijkste argument is…
• Dit alles leidt tot de conclusie dat…

Dit soort woorden en zinnen geven de lezers en luisteraars houvast en maken het makkelijker je verhaal te volgen. je neemt ze mee in het betoog, waardoor ze samen met jou tot dezelfde conclusie komen. En dat is uiteindelijk je bedoeling! 

Hoe kom ik overtuigend over?
Proactief taalgebruik: 15 korte tips
Hoe kan ik mijn collega’s overtuigen van het nut van secretaresseoverleg?
Boek: Als u begrijpt wat ik bedoel
Training: Optimaal communiceren voor een vlekkeloze samenwerking