checklist

Briefconventies: hardnekkige misverstanden

Taal en communiceren

Sommige briefgewoontes blijken hardnekkig. Je doet ze omdat je denkt dat ze ‘ zo horen’. Maar is dat altijd wel zo?

Een paar misverstanden onder de loep: 

 

  • In de adressering van een brief moet t.a.v. (ter attentie van) tegenwoordig weggelaten worden.
    Verschillende naslagwerken doen hierover geen duidelijke uitspraak, maar bevatten voorbeelden waarin af en toe wel en af en toe geen gebruik wordt gemaakt van t.a.v. Soms schrijft de huisstijl voor hoe je hiermee om moet gaan. Als je zelf mag kiezen, kun je de toevoeging t.a.v. inderdaad beter weglaten.
    Overigens mag je ook zelf weten of je T.a.v. Schrijft, of t.a.v. 

 

 

  • Wanneer je ‘Geachte’ schrijft in de aanhef van je brief, dan móét je je brief afsluiten met ‘Hoogachtend’ en niet met ‘Met vriendelijke groet’.
    Het is zeker geen stelregel dat ‘Geachte’ altijd gekoppeld is aan ‘Hoogachtend’. In een zakelijke brief is de aanhef ‘Geachte’ gebruikelijk. Is de brief verder vriendelijk van toon, dan ligt ‘Met vriendelijke groet’ meer voor de hand.
    Neem daarom als uitgangspunt: ‘Met vriendelijke groet’ is de standaard afsluiting tenzij er een goede reden is om daarvan af te wijken (bijvoorbeeld: aanmaningen, ‘boze’ brieven). Reserveer voor die gevallen het formelere ‘Hoogachtend’. 
  • Als je de meisjesnaam van de geadresseerde opneemt in de adressering, dan moet je die ook noemen bij de aanhef.
    In de aanhef is het niet nodig om de meisjesnaam te noemen. De aanhef kun je beschouwen als een soort aanspreekvorm voor een begroeting. Bij een persoonlijke ontmoeting zeg je ook niet ‘Dag mevrouw drs. Boerema-Klaver’.
    Maak je adressering wél zo volledig mogelijk: neem hierin dus de eventuele titel(s), voorletter(s) en de meisjesnaam op.
  • Je mag een brief nooit met ik beginnen.
    Nergens in de naslagwerken staat dat dit verboden is. Je kunt het hooguit onbeleefd vinden. Als lezer zou je je hieraan kunnen storen. Daarom is het inderdaad beter een brief niet met ‘ik’ te beginnen.
  • Als je boven aan het briefpapier bij het kopje ‘inlichtingen’ een contactpersoon hebt genoemd, vermeld je die contactpersoon niet nog eens in de afsluiting van de brief.
    Strikt genomen zou dit inderdaad niet hoeven. Maar: de ervaring leert dat lezers vaak nogal lui zijn. Luie lezers houden er geen rekening mee dat de contactpersoon en de ondertekenaar wel eens twee verschillende personen zouden kunnen zijn. Dus als een lezer onder aan de brief de naam van de ondertekenaar ziet staan, dan is de kans groot dat hij denkt: dat zal dan ook wel de contactpersoon zijn. Met alle misverstanden van dien die dat vervolgens aan de telefoon oplevert. Daarom: als de ondertekenaar iemand anders is dan de contactpersoon, neem dan onder aan je brief de zin op: ‘Mocht u hierover nog vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met…’

Openingszinnen van brieven
Vijf vuistregels voor klantvriendelijke brieven
Zakelijke brieven: opbouw en indeling in alinea’s
Boek: Correspondentie Support
Training: Bewust schriftelijk communiceren

Reageer op dit artikel