checklist

Redigeren; waar let je op?

Taal en communiceren

Vraag door bij de opdrachtgever

Kom er eerst achter wat er van je verwacht wordt. Hoe ver reikt de opdracht? Werk je voor een jurist dan zul je minder ingrijpend kunnen aanpassen dan een secretaresse die in een andere beroepsgroep werkt.

Nu kun je aan de slag. Ga uit van de driedeling: correctheid, duidelijkheid en stijl

Stap 1 Correctheid: spelling en grammatica
Je zult hier vooral letten op spellingkwesties en grammaticale fouten. Het gaat hier altijd om goed of fout, een grijs gebied waarover je van mening kunt verschillen bestaat niet. Vertrouw niet blindelings op de spellingcontrole van je pc, want deze herkent bijvoorbeeld fouten in de werkwoordsvormen niet. Ook begrippenparen als ‘tenslotte’ en ‘ten slotte’ en ‘tenminste’ en ‘ten minste’ herkent hij niet. Beide versies bestaan en hebben elk hun eigen betekenis.

Stap 2 Duidelijkheid: is de tekst begrijpelijk voor de lezer?
Of iets begrijpelijk is hangt vooral af van de lezer. Wie is die lezer eigenlijk? Wat is zijn achtergrond? Wat weet hij al af van het onderwerp? Probeer je in hem/haar te verplaatsen. Factoren die de begrijpelijkheid beïnvloeden zijn:

– zinslengte,
– zinsstructuur,
– lijdende vorm,
– naamwoordstijl,
– woordkeuze (moeilijke woorden, vaktermen).

Zinslengte
Houd een gemiddelde zinslengte aan van 10-15 woorden. Knip te lange zinnen op in meerdere korte zinnen en kijk of er omslachtige formuleringen in staan. Die kun je schrappen.

Structuur van de zin
Zinnen met tussenzinnen en bijzinnen komen de leesbaarheid niet ten goede. Je herkent ze aan het vele gebruik van komma’s. Knip ze liever op in kortere zinnen.

Lijdende vorm
De lijdende vorm wordt ook wel ‘passief’ genoemd en staat tegenover ‘actief’. Beide vormen zijn weliswaar correct, maar zinnen in de lijdende vorm zijn langer. Probeer lijdende zinnen liever om te bouwen naar actieve zinnen, bijvoorbeeld:

De brief wordt door de secretaresse op taalfouten gecontroleerd.
De secretaresse controleert de brief op taalfouten.

Naamwoordstijl
Hierbij is een concreet werkwoord vervangen door een omschrijving waarin een zelfstandig naamwoord is opgenomen. Het is niet fout, maar het maakt zinnen ook weer onnodig lang. Laat het werkwoord werken en laat de naamwoordstijl weg, bijvoorbeeld:

We zijn tot de conclusie gekomen… = We concluderen…
We zijn van mening… = We menen…

Woordkeuze
Of een woord moeilijk is, hangt af van de lezer. Vaktermen/jargon kun je daarom beter alleen gebruiken voor vakgenoten. Probeer in andere gevallen de vakterm te omschrijven. Leg bijvoorbeeld een specifiek juridische term uit: ‘Dit houdt in dat u…’ of ‘Dit betekent dat…’

Stap 3 Stijl: een kwestie van smaak
Stijl is en blijft een lastig punt, want dit is vooral een kwestie van smaak, en over smaakt valt niet te twisten… Aanpassingen hierin kunnen dus nogal gevoelig liggen bij de opsteller van de tekst. Probeer je aanpassingen daarom duidelijk te onderbouwen bijvoorbeeld door te wijzen op de toon van de tekst. De toon moet overeenkomen met de boodschap van de brief. Let ook op de huisstijl van de organisatie: hoe willen jullie overkomen? Jong en dynamisch? Dan passen daar geen uitdrukkingen bij als ‘hoogachtend’ of andere, wat ouderwets overkomende uitdrukkingen.

Vormgeving volgens huisstijl
Let hierbij bijvoorbeeld op nummering in opsommingen, kopjes, regels wit, eenduidige schrijfwijze van begrippen en namen, hoofdlettergebruik en koppelstreepjes.

Succes!

Lees ook:
Word 2007: documenten delen en redigeren (filmpjes)
Correctietekens
Workshop Eerste hulp bij taalkwesties

Reageer op dit artikel