nieuws

Professioneel communiceren met Duitsers is niet eins-zwei-drei gedaan

Taal en communiceren

Professioneel communiceren met Duitsers is niet eins-zwei-drei gedaan

Tutoyeren, solliciteren en presenteren gaat er in Duitsland anders aan toe. Expert Sander Schroevers legt uit hoe je zakelijk communiceert in het Duits.

Hoewel ons land ongeveer achtmaal in Duitsland past, zijn we zakelijk veel meer op elkaar aangewezen dan je zou verwachten. Een op de vijf Nederlandse banen heeft op een of andere manier te maken met de Duitse economie. Daarnaast is Nederland de grootste investeerder alsook banenverschaffer in de Bondsrepubliek. Hoog tijd voor een nadere kennismaking.

Nog niet zo lang geleden liet de Nederlandse ambassade in Duitsland een onderzoeksbureau een rondgang maken langs Duitse professionals om inzicht te krijgen in het Nederlands imago. Positieve aspecten daarbij waren pragmatisme, flexibiliteit, innovatieve oplossingen en een open, tolerante en vriendelijke houding.

Aan de andere kant had men moeite met te makkelijke wijzigingen in vastgestelde planningen, of respect voor regels, en soms een gebrek aan perfectionisme, het niet (meer) beheersen van de Duitse taal en een wat al te egalitaire houding. Dat laatste was op zich een tamelijk voorspelbare uitkomst, want sinds een jaar of dertig hebben we gevalideerd onderzoek naar de diepere landeigen waarden. En wat blijkt: de Duitser heeft een tot viermaal zo hoge hiërarchische score, die zich onder meer uit in het al dan niet tutoyeren of met academische titel aanspreken van iemand.

Duzen of siezen

Toeval of niet: als ik bij Lufthansa een kaartje wil kopen, prijken er in de aanhefopties opeens allemaal academische titels als Herr Dr. en Frau Prof. Dr., waar KLM me slechts dhr. of mevr. aanbiedt. En inderdaad hebben Nederlanders snel de neiging om iemand bij de voornaam te noemen, maar dat is eigenlijk not done bij de Oosterburen. Daartoe dien je eerst uitgenodigd te worden. Hoewel je als niet-Duitser al snel een laissez-passer krijgt wat betreft het duzen, aldus Frau Dr. Leonie Guder-Vos, die met een Nederlander getrouwd is.

Mijn tip is niettemin om toch vooral te blijven siezen, hetgeen soms jaren kan duren. Duitsers hebben als middelbare scholier meegemaakt dat ze na de zomervakantie opeens met meneer of mevrouw aangesproken werden. Ik vermoed dat zo’n ervaring iets met je doet.

Een ander opvallend verschil is denk ik het gemiddelde luistergedrag bij zakelijke gesprekken. Nederlanders zijn sneller geneigd tot een soort dialoog, waarbij men al polderend tot een consensus tracht te komen. In Duitsland is men vooral geïnteresseerd in contextuele informatie of technische details. Het is mijn eigen ervaring dat gestelde vragen over het algemeen wat dieper op de materie ingaan. Waar Nederlanders al snel toestemmen om de details per mail te verzenden, word je in Duitsland geacht het ter plaatse paraat (en dus voorbereid) te hebben.

Do’s and don’ts

In samenwerking met de Nederlandse ambassade in Berlijn is de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) tot de volgende adviezen gekomen:

Do

  • Spreek Duits
  • Wees formeel
  • Wees pünktlich
  • Gebruik titels
  • Ken de keuken
  • Kies voor formele kleding

Don’t

  • Maak geen taalfouten
  • Vermijd conflicten
  • Gebruik geen voornamen
  • Bespreek geen privézaken
  • Geef geen dure geschenken
  • Wees niet gehaast

Solliciteren in Duitsland

Een dergelijke Gründlichkeit zien we ook terug bij sollicitaties. Dat zijn vaak dikke pakketten, waarbij allerlei stukken in kopie meegaan, veelal samengebonden in een kartonnen map met in blinddruk aangegeven dikke letters: Bewerbungsmappe. Het is vaak jammer dat capabele mensen een baan niet krijgen, omdat ze de Nederlandse personeelsconventies projecteren op een andere cultuur. Het uitsluitend vertalen van je boodschap in een andere taal, is in veel gevallen echt te weinig. Je bent eigenlijk meer geholpen met een culturele omzetting naar het lokale verwachtingspatroon.

Overigens mislukt er ook het een en ander andersom hoor. Volgens het Duitse recht dienen er op een brievenhoofd of in mailberichten allerlei organisatorische zaken vermeld te worden. Zoals wie er zitting hebben in het bestuur, of bij welk handelsregister men ingeschreven is. Zodoende prijken er vaak allerlei raar vertaalde kreten (‘persoonlijk verantwoorde partner’) of rechtbankaanduidingen in een mailtje, waar je al snel onbedoeld de kriebels van kunt krijgen.

Opleidingsgids 2020

Opleidingsgids 2020

Nee, iets vertalen alleen, is echt te weinig. Veel Nederlanders denken ook dat als ze een Powerpoint maar in het Duits omzetten, het wel goed komt. Maar dit is niet zo, het blijkt dat men per cultuur gewoon andere informatie in een presentatie of website verwacht. Voor Duitsland betekent dat bijvoorbeeld meer risicovermijdende aspecten benoemen, zoals garantie, testresultaten (bijv. TÜV: Technischer Überwachungsverein), patenten, of vrij technische naslag. Want het uitsluitend beweren van iets wordt doorgaans als onvoldoende beschouwd.

En inderdaad blijkt de gemiddelde Nederlands cultuurscore voor risicoaanvaarding vele male hoger te liggen in ons land. Wie veel samenwerkt met Duitsers zal daar dus vaak tegenaan lopen. Ga zodoende niet uit van wat je zelf acceptabel vindt, maar probeer altijd uit te gaan van wat de ontvanger verwacht. Dat is misschien niet altijd makkelijk, maar in mijn ervaring is het eigenlijk heel voorspelbaar, en daardoor prima te managen. Om succesvol met andere culturen om te kunnen gaan, moet je eigenlijk meerdere ‘besturingssystemen’ naast elkaar kunnen draaien, of zoals we dat in de psychologie noemen: multistabiliteit.

Ordnung muß sein: Duitsers en regels

Een ander wezenlijk aspect van de typisch Duitse denkrichting is de diepe omgang met regels. Men is er wat dat betreft veel gedisciplineerder. In Nederland wordt er veel meer gedoogd, een woord dat in Duitsland nauwelijks voorkomt. Duitse studenten waren stomverbaasd toen ze vriendelijk welkom geheten werden op een Nederlandse universiteit toen ze zich anderhalve dag te laat aanmeldden. Zelf heb ik menigmaal een umweltfreundliche envelop mogen ontvangen met een verkeersboete, omdat ik enkele meters te laat de voorgeschreven 50 kilometer per uur had bereikt, terwijl ik kort daarvoor nog ver boven de 200 rijden mocht.

En dan te bedenken dat er grappen gemaakt worden dat mijn landensticker met NL voor ‘nur links’ staat, omdat ik dan schijnbaar nog te langzaam rijd ook…

Wat me verder opvalt is dat onbekenden je er vrij direct op aanspreken als je een regel overtreedt. Kritiek wordt ook op de werkvloer tamelijk onverbloemd gedeeld, maar het tegenovergestelde, een compliment geven, komt nauwelijks voor.

Ik heb me weleens laten vertellen dat een Nederlander graag aardig gevonden wordt, terwijl een Duitser juist gerespecteerd wil worden. En dat leidt tot geheel andere sociale en communicatieve strategieën. Het zijn natuurlijk generalisaties, maar probeer een en ander toch eens mee te nemen in je volgende contact met onze oosterburen.

Lees verder

Herr Prof. Dr.Hc Sander Schroevers is gespecialiseerd in internationale zakelijke communicatie. Hij volgde middelbaar onderwijs in West-Berlijn, werkt met regelmaat als trainer en consultant in Duitsland, en publiceerde onder meer de TaalPockets Duits en de Internationale correspondentiewijzer voor Vakmedianet.

Meer weten?

Reageer op dit artikel