Marjolein de Jong is trainer, coach en schrijver. In maart verscheen een update van haar boek Notuleren, zo doe je dat! en sinds september ligt ook Aan de slag met eindredactie in de winkels.

Waarom is eindredactie een hot topic voor ondersteuners?

“Omdat ze vaak de vraag krijgen om naar teksten te kijken. Daarmee ontzorgen ze hun managers en leidinggevenden. Waar managers vooral gefocust zijn op de inhoud van hun boodschap, richten ondersteuners zich op de vraag hoe die inhoud verwoord is. Naast ‘wát vertel je?’ richt je je dus ook op ‘hóé vertel je dat?’ Zo zorg je ervoor dat de boodschap beter overkomt en kunnen managementondersteuners hun taalvaardigheid tonen.

“Daarbij zijn managers waarschijnlijk minder bezig met spelling. De spellingregels, en vooral die van de werkwoordspelling, zijn bij velen weggezakt. De ondersteuner kan dan wijzen op het juiste gebruik van die regels. In veel opleidingen wordt overigens minimale aandacht besteed aan de schriftelijke communicatie, er is veel meer aandacht voor bijvoorbeeld presenteren. In mijn boek besteed ik daarom ook aandacht aan de spelling van werkwoorden en waarom iets goed of fout is.”

Marjolein de Jong

Hoe komt het dat managementondersteuners geschikt zijn voor eindredactie?

“Wat ik merk in mijn trainingen is dat ze het vaak erg leuk vinden om met taal bezig te zijn. Vanuit hun liefde voor het Nederlands willen ze een goedlopende tekst maken. En ik zie dat ze het vanuit hun rol prettig vinden om op taalgebied te ondersteunen en adviseren. Ze willen hun manager behoeden voor eventuele blunders. Een tekst met spelfouten geeft een slechte indruk; het komt slordig over. Ondersteuners staan meestal net iets verder van het onderwerp af, waardoor ze met andere ogen naar de tekst kijken. Die objectieve blik helpt om er niet alleen een correcte, maar ook een goedlopende tekst van te maken.

Om wat voor teksten gaat het?

“Alle teksten die er zakelijk gezien uit moeten: e-mails, rapporten, presentaties, brieven.”

Welke vraag van deelnemers keert vaak terug in je trainingen?

“Wat vaak terugkomt is de discussie over stijl. Mijn advies daarin is: laat de schrijver in zijn waarde. Sommige schrijvers formuleren kort en direct, andere formuleren omslachtiger. Houd voor ogen dat de tekst duidelijk, correct en aantrekkelijk moet zijn en dat je de lezer nieuwsgierig maakt om verder te lezen.”

Wat houdt redigeren precies in? Is het hetzelfde als herschrijven of een tekst ‘nakijken’?

“Redigeren is een tekst corrigeren en herschrijven zodat hij voor de lezer aantrekkelijker, beter leesbaar en begrijpelijker wordt. Het is een combinatie: je herschrijft slechtlopende zinnen en je maakt ze aantrekkelijker. Een ambtelijke, onpersoonlijke stijl of geregeld de lijdende vorm gebruiken, is niet nodig. Dat verbeter je dus.”

Welke strategie hanteer jij in je advies?

“Dé strategie is: bereid je goed voor. Dat doe je door allereerst vijf vragen te beantwoorden (zie kader). Stap niet in de valkuil door direct in de tekst te duiken en te gaan krassen en strepen. Vraag goed na wat er van je verwacht wordt. Weet je wat de boodschap van de schrijver is? Vraag ook hoeveel tijd je hebt voor de klus. Lees dan de tekst goed door. De vragenlijst helpt je vervolgens om de opdracht zo goed mogelijk uit te voeren. Bepaalde vragen kun je wellicht zelf al beantwoorden omdat je de lezer kent voor wie de tekst bedoeld is.”

Wat is het allerbelangrijkste bij redigeren?

“Dat je de schrijver in zijn waarde laat. Maar zorg er wel voor dat het een aantrekkelijke tekst wordt voor de lezer. Die moet zich aangesproken voelen en getriggerd worden om verder te lezen. Verschuil je niet achter de organisatie door allerlei ambtelijke, onpersoonlijke zinnen als ‘het nemen van de beslissing’ of ‘uw verzoek wordt in behandeling genomen’. Voeg een onderwerp aan de zin toe: ‘wij nemen de beslissing’ en ‘wij nemen uw verzoek in behandeling’. Je moet er maar eens op letten hoe vaak je werkwoorden als ‘worden’ of ‘zullen’ in teksten tegenkomt.

[intermezzo:1]

Heb je verder nog tips?

“De schrijver moet ervoor zorgen dat de lezer zijn tekst wíl lezen. De tekst moet dus aantrekkelijk en toegankelijk zijn. Als dat niet zo is, kan de tekst net zo goed ongeschreven blijven. Jij als eindredacteur moet kunnen bepalen of een tekst goed is afgestemd op de lezer. Dit is misschien nog wel belangrijker dan eventuele spelfouten. En daarbij is het gewoon ontzettend leuk om met de Nederlandse taal bezig te zijn en te spelen met een tekst.”

Stel jezelf deze vragen

Wat is de aanleiding? Er is altijd een aanleiding, een reden om een tekst te schrijven. Je reageert op iets, je hebt een verzoek, je wilt iets toelichten.
Wat is het doel? Wat wil de schrijver aan de lezer vertellen? Moet de lezer iets weten of iets doen? Met andere woorden: is het doel de lezer te informeren, aan te sporen of te overtuigen?
Wie is de lezer? Voor wie is de tekst bedoeld? Wie gaat dit lezen? Wat weet de lezer over het onderwerp?
Wat is de relatie tussen de schrijver en de lezer? Hoe is die relatie te typeren? Zijn het collega’s, vakgenoten, kennen ze elkaar, of juist niet?
Heb je aan de vijf W’s gedacht? Worden de vijf W’s over het besproken onderwerp beantwoord in de tekst?
– Wie moet iets doen?
– Wat moet hij doen?
– Waar moet hij dat doen?
– Wanneer moet hij dat doen?
– Waarom moet hij dat doen en hoe?

Lees ook:

Digitaal notuleren is de standaard, nieuwe tools maken archiveren uiterst efficiënt. Maar ook de rol van de notulist is veranderd: van uitvoerder naar adviseur.

Onduidelijke taal: gebruik jij deze verboden woorden?

Verleidelijk schrijven? Deze techniek gebruiken reclamemakers vaak.