vraag & antwoord

Hoe maak je een takenlijst in Outlook?

Taal en communiceren

Draai je mee in projecten, dan kan het heel handig zijn om een takenlijst te maken in Outlook waar iedereen bij kan. Hoe werkt dat precies? Software-expert Roel Peeters legt het uit.

Hoe maak je een takenlijst in Outlook?

Takenlijst in Outlook

Het gaat erom dat je een apart mapje aanmaakt waarin alle taken van het project of de afdeling worden verzameld. In de Outlook-module Taken klik je met je rechtermuisknop op Takenlijst (dat is jouw takenlijst) en kies je voor Nieuwe Map. Die geef je de naam van je afdeling of project. Vervolgens klik je met rechts op deze nieuwe Takenmap en kies je voor taken delen. Er wordt een e-mailbericht aangemaakt die je zendt naar alle betrokkenen. Zij krijgen bij acceptatie deze takenlijst er automatisch bij. Al deze mensen kunnen deze taken vervolgens zien en bewerken. Iedereen kan zelf taken bijmaken. Mijn advies is om ook categorieën te maken met de namen van alle betrokkenen. Je wijst dan één of meerdere van deze categorieën toe aan de taken zodat iedereen weet wie verantwoordelijk is.

Gedeelde map

Deze methode werkt makkelijker dan de functie Taak Toewijzen. Die moet je immers voor iedere taak opnieuw uitvoeren. Let wel: de taken uit deze gedeelde map staan niet onder je agenda of naast je e-mailberichten. Daar staan immers alleen de taken uit je persoonlijke lijst.

Reageer op dit artikel