vraag & antwoord

Hoe onderteken ik namens iemand anders?

Taal en communiceren

Als management ondersteuner moet je misschien documenten ondertekenen namens je manager, directeur of leidinggevende. Dit op de juiste manier doen is erg belangrijk.

Hoe onderteken ik namens iemand anders?

Als je een document moet ondertekenen namens jouw leidinggevende, kun je dat op verschillende manieren doen. Het is belangrijk om aan te geven dat jij degene bent die het document ondertekent. Dit gaat in het Nederlands en in het Engels met bepaalde afkortingen. Wij geven je een handig lijstje.

Ondertekenen in het Nederlands

Je kunt de naam van je manager onderaan de brief vermelden, maar onder de afsluiting zet je dan:

b.a. (bij afwezigheid)
i.o. (in opdracht)
p.o. (per order)
p.p. (per procuratie; alleen als daarvoor schriftelijk volmacht voor verleend is. In het verleden was een zogenoemde procuratiehouder namelijk bij afwezigheid van de directie volledig handelingsbevoegd.)
o.l. (op last – maar dit wordt niet vaak meer gebruikt)

Vervolgens zet je je eigen handtekening. Het wordt dan:

Met vriendelijke groet,

b/a [jouw handtekening]

[Naam manager en functie]

Ondertekenen in het Engels

Je kunt in Engelse brieven het Latijnse p.p. (‘per procurationem’ = namens) voor de naam schrijven. In de Engelse correspondentie wordt ook gebruikt: ‘for’ en ‘on behalf of’. Het wordt dan:

Yours faithfully,

[jouw handtekening]

p.p. (of: ‘on behalf of’, of ‘for’) John Smit [naam van degene voor wie je tekent]

[jouw handtekening]
[jouw naam]

Schrijftips voor brieven, e-mails en documenten:

  • 4 schrijftips die je altijd kunt toepassen – Start met schrijven, en ga door, ook al weet je niets te schrijven. Blijf je hand bewegen, blijf schrijven. Komt er onzin? Maakt niet uit.
  • Beginzin – Een goede opening van je e-mail zorgt in veel gevallen voor een goede eerste indruk.
  • Slotzin – Je denkt vast nog regelmatig dat je een brief of e-mail met een prachtige volzin als ‘uitsmijter’ moet eindigen, want anders is de tekst niet ‘af’. Maar dat is niet noodzakelijk.

Leer professioneel schriftelijk communiceren

Training: professioneel schriftelijk communiceren. Als secretaresse, managementassistent of officemanager maakt correspondentie deel uit van je werkzaamheden. Je verstuurt e-mails en brieven, stelt uitnodigingen op en redigeert brieven van anderen en moet andere teksten schrijven. Daarmee vertegenwoordig je jouw organisatie en dus is het belangrijk dat je dit optimaal doet.

Reageer op dit artikel