checklist

Plannen: hoe doe je dat?

Coördineren

Vraag je bij elke taak af wanneer je hem gedaan wilt of moet hebben en hoeveel tijd je nodig hebt om hem af te ronden. Plan ad hoc-zaken in Je zou denken dat je ad hoc-zaken niet kúnt plannen. Dat is zo, want je weet nooit wanneer ze precies op je afkomen. Toch gaat een […]

Vraag je bij elke taak af wanneer je hem gedaan wilt of moet hebben en hoeveel tijd je nodig hebt om hem af te ronden.

Plan ad hoc-zaken in

Je zou denken dat je ad hoc-zaken niet kúnt plannen. Dat is zo, want je weet nooit wanneer ze precies op je afkomen. Toch gaat een groot deel van je tijd, waarschijnlijk zo’n 40%, naar deze taken. Dan kun je er dus maar beter tijd voor inruimen.

Plan routinezaken in

  • Bundel zoveel mogelijk gelijksoortige werkzaamheden zoals telefoon, post, e-mail, printen en lezen. Dit zijn je bureauwerkzaamheden.
  • Hoeveel blokken van hoeveel minuten heb je nodig voor het lezen van je e-mail en ander routinewerk? Reserveer hiervoor tijd.
  • Besteed hier niet meer tijd aan dan je gepland had, behalve voor de zaken die echt vandaag moeten gebeuren.
  • Bedenk wanneer je dit werk het beste kunt uitvoeren: in piek- of daluren?
  • Spaar vragen op en plan dagelijks of wekelijks een overleg waarin je je vragen stelt, behalve wanneer uitstel niet mogelijk is.

Tips bij het maken van een planning
Boek: De secretaresse als gatekeeper
Training: Timemanagement

Reageer op dit artikel