checklist

Handboek Secretariaat in zeven stappen

Coördineren

1. Werf ‘ambassadeurs’

Schrijf een handboek bij voorkeur niet alleen. Betrek er enthousiaste collega’s bij. Een plus een wordt dan al gauw drie.

Tip
Denk eraan om het idee van een handboek te publiceren op het intranet of via een speciaal hiervoor gemaakte website. Verspreid je idee via de interne social media. Zo kan iedereen die mee wil denken zich melden.

2. Verzamel ideeën
Via je publicatie op intranet, via de website, je e-mailing roep je iedereen op om ideeën aan te reiken. Spreek collega’s die specialist zijn in bepaalde onderwerpen of uit te voeren taken rechtstreeks aan zodat ook zij hun kennis en ervaringen delen.

3. Werk de opzet uit
Maak een gedetailleerde ‘kapstok’ waarin je opneemt wat er allemaal in je handboek komt te staan. Je begint met het doel van het handboek. Waarom maak je een handboek? Bedenk ook wie de doelgroep van het handboek is: zijn dit de personen die ermee moeten gaan werken of zijn het juist degenen voor wie je werkt, je managers?

Tip
Beschrijf geen zaken in het handboek die al elders vastliggen en op te zoeken zijn. Denk aan HR-procedures als verlofregistratie en ziek- en betermeldingen. Neem dan slechts een verwijzing op naar waar (intranet) of bij welke functionaris de informatie te verkrijgen is.

4. en 5. Maak een taakverdeling en begin met schrijven

  • Maak een taakverdeling onder al je ‘ambassadeurs’. Vraag hen welke onderdelen van het handboek ze het liefst willen maken en verdeel zo het werk. Het mes snijdt zo aan twee kanten: je creëert draagvlak en de kwaliteit van je handboek is optimaal omdat je ‘specialisten’ laat schrijven aan die stukken waar ze het meest van weten.
  • Controleer elkaars ‘producten’. Dit zorgt ervoor dat je procesbeschrijvingen gecheckt zijn op volledigheid en duidelijkheid.
  • Ga bij het schrijven uit van puntsgewijze procesbeschrijvingen.
  • Zet boven elke procesbeschrijving een titel, bijvoorbeeld ‘Voorbereiden MT-vergadering’.
  • Beschrijf chronologisch de stappen die deel uitmaken van het totale proces. Denk aan:

– verzamelen onderwerpen
– opstellen conceptagenda
– verwerken van de vergaderstukken
– acties na de vergadering
– wat te doen bij het annuleren van een vergadering?

NB: Dit laatste punt kan weer een aparte procesbeschrijving vormen. Maak dan in je procesbeschrijving ‘Voorbereiden MT-vergadering’ een link naar de procesbeschrijving ‘Annuleren van een vergadering’.

  • Neem op in je procesbeschrijving wat de voorwaarden zijn om het proces te kunnen uitvoeren. Denk hierbij aan het opnemen van hyperlinks naar benodigde documenten (je input) en doro jou nieuw gemaakte documenten (je output).
  • Neem ook altijd informatie op over de start- en einddatum of de doorlooptijd van een proces. Bijvoorbeeld: opstellen conceptagenda: 10 dagen voor de vergadering. Verspreiden van vergaderstukken: week voor aanvang vergadering.
  • Vermeld indien noodzakelijk wie verantwoordelijk is voor de uit te voeren stappen in het proces.
  • Neem in je handboek geen namen op, maar functietitels. Daarmee voorkom je dat je het handboek bij wisseling van personen direct weer moet aanpassen.
  • Sluit met de tekst in je handboek aan bij de voorkennis van de gebruiker.
  • Schrijf in de gebiedende wijs. Zo voelt de lezer zich meer aangesproken.
  • Schrijf in chronologische volgorde. Bijvoorbeeld:

– Vermeld de aangeleverde agendapunten op de conceptagenda.
– Stuur de conceptagenda naar de voorzitter.

  • Zet onder iedere procesbeschrijving in je handboek de datum van totstandkoming. Hieraan kan de actualiteit van de informatie worden afgelezen.

6. Verspreid het handboek
Is je handboek klaar? Zet het direct op intranet of je nieuwe website. Vraag iedereen zo veel mogelijk de ‘geboorte’ van het nieuwe handboek kenbaar te maken via de interne social media.

7. Leer, evalueer en actualiseer

  • Bekijk, terwijl je processen beschrijft, de huidige werkwijzen kritisch. Dit kan leiden tot procesverbetering.
  • Bepaal als projectgroep wie verantwoordelijk is voor het actualiseren en beheren van welk onderdelen van het handboek. Het is raadzaam als projectgroep een aantal malen per jaar een bijeenkomst te plannen waarin je de suggesties voor verbeteringen en aangedragen nieuwe ideeën doorneemt en toetst op relevantie.
  • Evalueer ook het proces van de totstandkoming van je handboek en de manier van samenwerken binnen de projectgroep.

Procedurehandboek secretariaat
Basiseisen waaraan een secretariaat moet voldoen
Inrichten secretariaat
Boek: Het opzetten van een secretaressepool
Training: Teamleider secretariaat

Reageer op dit artikel