checklist

Het Nieuwe werken: 3 tips om slim te digitaliseren

Coördineren

Voorkom een digitale jungle

In 1975 voorspelde men twee dingen voor het magische jaar 2000: we hebben allemaal een computer op de werkplek (check!) en werken allemaal papierloos (helaas!). Toch is digitaal en vooral ook zaakgericht werken steeds verder ontwikkeld; de overheid loopt hier op sommige fronten voorop.

Wist je bijvoorbeeld dat 40% van de gemeentes al papierloos werkt, en dat 78% van de overige gemeentes dat ook wil? Daarbij is het streven naar volledig papierloos vaak een illusie: voor sommige zaken blijven mensen papier prettig vinden, of blijft het om andere redenen – bijvoorbeeld juridische – nodig. Daarom is ‘papierarm werken’ meestal een realistischere ambitie. Digitaal werken is dan het credo.
Juist bij gemeentes, waar veel werkprocessen van a tot z zijn te beschrijven, is veel winst te halen met digitaal werken. Daarom hebben we in de training Moderne managementondersteuning bij een veranderende overheid ook een onderdeel slimmer werken opgenomen. Daarin komt ook het werken met diverse apps aan bod.
Er zijn legio apps die zorgen dat er minder papier hoeft te worden gedeeld tussen medewerkers. Bijvoorbeeld een app waarmee je aantekeningen kunt blijven maken in PDF-bestanden; dat kan raadsleden met koudwatervrees overhalen om tóch een tablet te gaan gebruiken bij vergaderingen, in plaats van die enorme stapel vergaderstukken.
Iedereen kan zien dat een overvol bureau en uitpuilende kasten geen goede werkomgeving maken. Het risico van digitaal werken, is dat men onderschat hoe erg digitale chaos inwerkt op je productiviteit en werkplezier. Met ‘even alles scannen’ ben je er nog niet… Daarom in dit artikel een aantal tips om een digitale jungle te voorkomen.

1. Maak afspraken over de opslag van documenten.

Als je samenwerkt, moet je elkaar kunnen begrijpen. Neem als secretariaat het voortouw en hak knopen door over structuren van schijven en over het groeperen van documenten.
Accepteer niet dat mensen complete ‘puisten’ bouwen bovenop het netwerk, of schaduwbestanden gaan bijhouden. Documenten opslaan? Prima, maar zo doen we het hier.
Over het algemeen is het beter om in persoonlijke mappen alleen écht persoonlijke documenten op te slaan, zoals het verslag van je functioneringsgesprek. Projectdocumenten horen thuis op een plek waar alle projectleden erbij kunnen; niet in ieders eigen mappen. Zo voorkom je versievervuiling!
Groepeer ook wat inhoudelijk bij elkaar hoort, niet wat dezelfde extensie heeft. Niemand weet waarom Microsoft Office standaard alle presentaties, alle documenten en alle Excelbestanden bij elkaar in mappen wil zetten. De bibliotheek sorteert toch ook niet op formaat? Maak mappen met inhoudelijke verwantschap!
Wees duidelijk in je bestandsnamen en maak daar afspraken over. Niets zo generiek als brieven.docx of adressen.xlsx… Gruwel! Beter is een naam die zegt wat het is: 2014-mailingopening-adressenProjectABC.xlsx.

Als meerdere mensen samenwerken in een project of aan een document, maak dan afspraken over hoe je ziet aan een document wie de auteur is. Een veel gekozen vorm is door initialen toe te voegen aan de bestandsnaam.

2. Kijk kritisch naar de inhoud.

Geef je mappen ‘body’. Veertien niveaus in je mappenstructuur is wat overtrokken en leidt er vaak toe dat er mapjes zijn met maar één of twee bestanden erin. Zonde! Geef mappen ‘body’; kijk kritisch naar wat je kunt samenvoegen.
Concepten zijn overbodig. Tenzij het echt relevant is hoe een bepaald bestand tot stand is gekomen, kun je stellen dat de acht conceptversies gewoon verwijderd kunnen worden als je eenmaal een definitieve versie hebt. Scheelt schijfruimte! Voed medewerkers ook op in die geest.
En vergeet de e-mails niet! Om te voorkomen dat mails in mapjes in mailboxen zwerven (en dus niet inhoudelijk gedeeld worden) is het slim om mails op een gezamenlijke schijf op te slaan en niet in mailboxen te laten zweven. Zo staan ze op de goede plek en zijn ze toegankelijker.

3. Opruimen is een kwestie van bijhouden.

Werk chronologisch! Zeker in een commerciële omgeving is het van belang om je documenten te sorteren op jaar. ‘Klanten 2008′ is nu een stuk minder relevant dan ‘Klanten 2014′.
Plan twee keer per jaar een opschoonmoment in, bijvoorbeeld in de zomerperiode en kerstperiode. Dan bepaal je wat er weg mag en wat eventueel anders moet worden ingedeeld.
Als je het niet meer overziet, trek dan een streep. Maak één map ‘Archief’, plaats alle bestanden daarin, en start met je nieuwe structuur. Beetje bij beetje (bijvoorbeeld twee keer in de week een half uur) maak je tijd om het archief te bekijken en te besluiten welke documenten nog een actieve rol spelen.

Tekst: Karen Visser/Trudis Baart

Lees ook
Van ‘Het Nieuwe Werken’ naar ‘Het Nieuwe Samenwerken’
Het Nieuwe Werken is nu het normale werken
Ontwikkelingen secretaressevak; praktische handvatten

Verdieping
Het Nieuwe Werken; verschillen met het oude werken [Vakbase]
Slim samenwerken met SharePoint op het secretariaat [Vakbase]
Clean desk in een notendop [Vakbase]
Training Moderne managementondersteuning bij een veranderende overheid
Training Het Nieuwe Werken; juist op het secretariaat
Masterclass het Nieuwe Werken op het secretariaat

 

Reageer op dit artikel