checklist

Delegeren: 6 stappen

Coördineren

Delegeren vinden veel professionals lastig. Want: “Als ik het zelf doe, gebeurt het tenminste goed.” of “Delegeren kost teveel tijd. Dan heb ik het zelf al tien keer gedaan…” Herkenbaar? Alles zelf willen doen zorgt uiteindelijk voor teveel werk, een gebrek aan tijd en overzicht en onnodig veel stress. Door te leren delegeren zorg je ervoor dat je werklast omlaag gaat en dat je je kunt concentreren op de belangrijke taken in je werk. Daarom 6 stappen om ontspannen en succesvol te delegeren van trainer Ingrid Bannink. Zij geeft de training Professioneel leiderschap waarin ook delegeren een plek heeft.

Delegeren: 6 stappen

1. Welke taken wil je delegeren?

Vraag je af welke taken je wilt en kunt delegeren. Sommige taken moet je absoluut zelf doen en kun je niet delegeren. Maar wees kritisch. De kans is groot dat er genoeg taken zijn die je wel degelijk aan anderen kunt overlaten.

2. Aan welke teamleden kun je taken overdragen?

Maak gebruik van de kwaliteiten van je teamleden en delegeer de taken aan de juiste personen. Dit komt de kwaliteit van het werk ten goede en de teamleden zijn meer gemotiveerd.

3. Zorg voor duidelijke en heldere verwachtingen

Ga rustig zitten met de collega aan wie je een taak wilt delegeren. Leg duidelijk uit wat de taak inhoudt en wat het verwachte resultaat is. Maak afspraken over de kwaliteit van het werk, over een deadline en over een terugkoppeling.

4. Controleer regelmatig liefdevol

Neem de tijd om regelmatig samen te kijken naar de stand van zaken van de gedelegeerde taak. Door te vragen hoe het gaat, toon oprechte interesse, kun je eventuele vragen beantwoorden, een compliment geven waar mogelijk en bijsturen waar nodig. Ik noem dat liefdevol controleren.

5. Laat los en vertrouw je collega

Laat merken dat je vertrouwen hebt in je teamlid. Als iemand naar jou toe komt met een vraag over de taak, verwijs deze door naar het betreffende teamlid. Die is nu de expert. Accepteer bovendien dat dingen niet zo gebeuren zoals jij het zelf zou doen. Er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden. Geef het teamlid tot slot de ruimte zijn eigen ervaringen te maken, inclusief fouten!

6. Evalueer samen

Als de taak afgerond is, evalueer samen hoe het gegaan is. Is de taak op tijd en met de juiste kwaliteit afgerond? Wat ging goed? Wat kan beter? Zorg ervoor dat jullie er beiden van kunnen leren.

Ontwikkel lef om te delegeren en laat de controle los. Het levert jou en het team meer rust en ontspanning op, meer werkplezier en de kwaliteit van het werk gaat omhoog.

Succes!

Verdieping

Professioneel leiderschap [training]
Oplossingsgerichte intervisie voor de senior secretaresse

Reageer op dit artikel