nieuws

Best practice agile & scrum: kanban met eigen twist

Coördineren

Best practice agile & scrum: kanban met eigen twist

Steeds meer organisaties werken agile en hanteren methodes als scrum en kanban. Managementassistent Madelon Gouman gaf een eigen twist aan kanban en vertelt hoe zij dit toepast in haar werk. “Op basis van het strategisch overleg maakte ik zelf een schatting van wat de meeste prioriteit had.”

Naam: Madelon Gouman
Functie: managementassistent
Organisatie: werkzoekend

“Bij een softwarebedrijf waar ik als officemanager heb gewerkt, kwam ik voor het eerst in aanraking met scrumban. Dat was een combinatie van scrum en kanban gericht op de development-afdeling. Toen ik daar een wand van zes meter lang zag, met daarop een heel groot kanbanbord met allemaal post-its, was ik wel onder de indruk. Ik dacht: wat is dit voor manier van werken? Het maakte in één oogopslag duidelijk wie waar op welk moment mee bezig was. Daardoor hoefde je ook niet veel aan collega’s te vragen. Naast de drie gebruikelijke vakken: to do, doing, en done, was er een kolom review; voor IT-zaken die in de testfase waren.

Prio-impactlijst

“Zelf zat ik niet in een scrumteam. Toen ik later bij een brandstoffenbedrijf werkte als managementassistent van de commercieel directeur heb ik bepaalde aspecten van scrum wel zelf toegepast. Ik hanteerde voor de directie en mijzelf bijvoorbeeld een backlog voor actiepunten die geen haast hadden, en dus op een later moment konden worden ingepland. Daarnaast maakte ik een prio-impactplanning. Daarin stonden punten die uit het strategisch overleg kwamen en door verschillende afdelingen moesten worden opgepakt.

Eerder hanteerden we daarvoor een lijst met stoplichtcodes; rood voor wat nog gedaan moet worden, oranje voor waar je mee bezig bent en groen voor wat klaar was. Omdat sommige projecten meer prioriteit hebben dan andere, heb ik dat veranderd in een prio-impactlijst. Aan de hand van die lijst kun je ook je planning aanpassen. Als iets een hogere prioriteit heeft, haal je het naar voren in de planning. Heeft het minder prioriteit, dan zet je het naar achteren.

Op basis van het strategisch overleg maakte ik zelf een schatting van wat de meeste prioriteit had. Daarover ging ik dan in gesprek met de twee directeuren. Zij gaven daar hun visie op en vervolgens ging ik in overleg met de afdelingshoofden. Ik stelde dus een concept op van de prio-impactplanning en na deze overleggen kwam daar een definitieve planning uit voort.”

Kanbanbord

“Omdat ik de enige managementassistent was, hanteerde ik voor mijn eigen taken een kanbanbord als to-dolijst op een uitgeprint A4’tje. Als je collega-secretaresses hebt met wie je taken kunt verdelen, werkt zo’n kanbanbord natuurlijk anders. Op mijn bord had ik meerdere categorieën gemaakt. Naast de gebruikelijke drie ook nog: wacht op antwoord, te plannen afspraken en mijn eigen backlogtaken die niet meteen hoefden te worden uitgevoerd, maar wel op termijn. Ik vond het handig om dat in één overzicht te hebben.

Voor ik kanban ging hanteren, werkte ik met een to-dolijst waarop onder elkaar actiepunten stonden, maar die waren niet gecategoriseerd. Als je je taak door had gestreept, was hij van je lijst af. Dus je hebt dan maar twee of drie smaken. Of je moet het nog doen, of het kan ervan af, of ik zette er iets achter als: ik wacht nog op antwoord. Als ik opnieuw met een kanbanbord zou gaan werken, zou ik een digitaal bord maken. Dan hoef je niet steeds een nieuwe te maken, maar kun je je lijst steeds weer aanpassen en taken makkelijk doorschuiven van de ene naar de andere kolom. Ook kun je een digitale lijst veel makkelijker delen met collega’s, je kunt je bord overal raadplegen.”

Projectassistent als scrummaster

“Bij het IT-bedrijf waren alle scrumrollen goed verdeeld en werkte het systeem perfect. Ik denk dat dat dat voor een secretariaat minder geldt. Maar als je goed op de methodieken bent ingewerkt, zou je bijvoorbeeld als projectassistent heel goed de rol van scrummaster kunnen vervullen. Dat is degene die het overzicht heeft, de voortgang monitort en de deadlines bewaakt. Je moet niet met dit soort methodieken gaan werken, omdat het hip is en iedereen het doet. Je moet het alleen doen als je de meerwaarde voor je organisatie ervan inziet en als het in de dagelijkse praktijk ook goed blijkt te werken. Als je het organisatiebreed of voor een bepaalde afdeling in wilt zetten, moet je je er dus eerst goed in verdiepen. Daarvoor is het nodig om een training te volgen. Het kan ook zomaar zijn dat niet elk aspect van een bepaalde methodiek of werkwijze ook voor jou of je organisatie gaat werken. Achter kanban zit bijvoorbeeld veel meer, maar ik heb daarin dus mijn eigen manier gevonden die voor mij goed werkt.”

Meer over scrum, agile en kanban:

Maak van wendbaar denken en werken jouw kracht!

Training: De agile assistent – Scrum, agile en kanban. Omgaan met verandering staat centraal bij de meeste organisaties. Agile (wendbaar), flexibel en klantgericht organiseren is hier veelal het gevolg van. En daar zul jij als managementondersteuner in mee moeten, wil je toekomstbestendig blijven. Gelukkig heb jij organisaties met agile ambities veel te bieden.

Reageer op dit artikel