Naam: Gwyneth Holla
Functie: managementassistent
Bedrijf: FT-advocaten

Stimulans

“Ongeveer een jaar geleden zocht ik een systeem waarmee we meer overzicht konden creëren in acties rond cliëntdossiers. Nadat ik wat artikelen had gelezen in vakbladen en op internet, heb ik er in overleg met mijn manager voor gekozen om een kanbanbord te introduceren op onze vestiging in Amsterdam en zijn we er zonder specifieke kanbantraining zelf mee aan de slag gegaan. Het werkt goed. Ons kanbanbord is een fysiek white-magneetbord dat in de werkruimte staat. Daar zetten we alleen de termijnen van officiële instanties op, zoals reactie naar de Belastingdienst, Rechtbank of Hoge Raad op. Andere actiepunten houd ik bij op een Excel to-dolijst die ik regelmatig met mijn manager deel.”

Ieder zijn eigen kleur

“Het bord is gesplitst in Waiting, To do, Doing en Done. In eerste instantie hebben we een middelgroot whitebord besteld, maar daar werden weleens de verkeerde stiften voor gebruikt die niet uitwisbaar waren, dus dat was geen succes. Daarna hebben we met magnetische post-its gewerkt, maar die gingen op een gegeven moment krullen en vielen eraf. Toen zijn we overgestapt op post-its met een extra sterke kleeflaag. Die gebruiken we nu nog steeds. Voor elke advocaat die ermee werkt hebben we een aparte kleur post-it. Zo kan iedereen snel zien op welke status zijn of haar termijnen staan.”

Word management- ondersteuner van de toekomst

Tijdens het Management Support Event 2019

Prioriteren

“Een juridische procedure kent vaak een terugkerende cyclus. Als we met een cliënt bijvoorbeeld bezig zijn met een procedure bij de Belastingdienst, dan komt de post-it op een gegeven moment in de kolom Done te staan zodra een reactie is verstuurd. Van de Belastingdienst ontvangen we dan weer een brief met termijn daarin terug, en dan komt diezelfde post-it weer in de kolom To do te hangen. Zo begint de cyclus opnieuw. De deadlines en termijnen die in documenten staan die wij van instanties als de Rechtbank krijgen, bepalen voor ons wat op een bepaald moment prioriteit heeft. Afhandelen van een termijn krijgt altijd voorrang, daar hangt de hele procedure vanaf.”

Kanban geeft structuur

“Hoewel we voorheen ook geen dingen vergaten, merk je dat er nu meer structuur is. Vooral mensen die moeite hebben met het overzicht bewaren of prioriteiten stellen, geeft het rust. Het is nu in één oogopslag duidelijk wat je nog moet doen. Voor mij persoonlijk voelt het niet als een grote verandering, maar door het kanbanbord is er altijd een overzicht, ook als ik niet op kantoor ben. En dat geeft ook mij een gerust gevoel. Er komen op een advocatenkantoor altijd veel ad-hocklussen tussendoor, dus ik heb er niet minder onderhandenwerk door. Als er opeens een Fiod-melding komt van een (potentiële) cliënt, moet een advocaat alles uit de handen laten vallen en naar die cliënt toe. Wat ook niet echt veranderd is, is dat mensen pas echt in actie komen als de deadline in zicht is; zo gaat dat nu eenmaal.”

Extra lijst in Excel

“Omdat ik zelf niet alleen in Amsterdam, maar ook op de vestiging in Nijmegen werk, hanteer ik naast het kanbanbord een Excel-bestand. Daarin heb ik twee tabjes. Een voor actiepunten cliëntendossiers, daarop staan bijvoorbeeld reactietermijnen van de rechtbank en Belastingdienst. De andere tab is Overige; voor taken als bijeenkomsten en vergaderingen voorbereiden of plannen, artikel nieuwsbrief schrijven, buitenlandse zakenreizen regelen en andere dingen die niet met cliënten te maken hebben. De Excel-lijst deel ik alleen met mijn manager. Sommige collega’s dragen ook to do’s aan; die zet ik daar dan bij. Als ik de dag erna weer in Amsterdam werk, zet ik dingen uit mijn Excel-lijst over op het kanbanbord. We hebben aanvankelijk ook die overige zaken op het kanbanbord gezet, maar dat werd te veel omdat het aantal cliëntdossiers snel steeg en daardoor werd het onoverzichtelijk werd.”

Best practice scrum: iedereen kan het leren

Secretaresse Paula Vermeijs volgde op eigen initiatief een training scrummaster

“In verband met privacy gaan we het bord naar een andere plek verplaatsen, tussen twee kwartslag gedraaide dossierkasten in, zodat hij niet meteen in het zicht staat bij het betreden van de ruimte. In deze ruimte komen weleens cliënten of andere externen en het is niet wenselijk als zij cliëntgegevens op het bord zien staan. Eerst wilden we met dossiernummers gaan werken, zodat er geen naam te zien is. Maar probleem daarvan is dat niet alle advocaten uit hun hoofd de nummers aan de desbetreffende cliënt weten te linken. Een afkorting van de namen die de advocaat wel herkent, maar een externe niet, is mogelijk wel een oplossing.”

Kolom Done geeft stimulans

“Zowel ik als mijn manager vinden het kanbanbord overzichtelijk werken. Het zou helemaal ideaal zijn als we elke ochtend met alle medewerkers het bord konden doornemen met elkaar. Maar omdat we twee vestigingen hebben, is er niet iedere dag iemand in Amsterdam om het bord aan te passen. Daar moeten we onze weg in vinden. In eerste instantie vroegen sommigen van ons zich ook af of de kolom Done wel zinvol was, of je de post-it dan niet meteen in de prullenbak kon. Maar het geeft toch een soort van stimulans, dat je ziet wat je allemaal hebt weggewerkt. Iedereen ervaart het werken met het kanbanbord als positief. Ik heb ook wel het gevoel dat we er tijd mee winnen, omdat op één centraal punt inzichtelijk is welke termijnen eraan komen en dat dit niet steeds allemaal apart opgezocht hoeft te worden.
Wat ik andere managementassistenten aanraad die met kanban willen gaan werken: schaf een groot bord aan, bespaar hier niet op. Plan momenten in aan het begin van de dag dat je er met zijn allen even bij stilstaat en het bord actualiseert; ik heb voor mezelf herinneringen in mijn agenda gezet, zodat ik er op tijd aan denk.”