Enkele tips:
– Inventariseer de kwaliteiten van alle medewerkers (wie is waar goed in).
– Inventariseer hoe de tijd verdeeld wordt tussen ‘eigen’ secretaressewerkzaamheden en de tijd die be-steed wordt aan projecten.
– Breng in kaart wanneer er piekmomenten zijn en op welke momenten de secretaressen elkaar moeten vervangen.

Als je al deze gegevens in kaart hebt gebracht, kun je een planning maken en bijvoorbeeld intern afspreken dat elke secretaresse voor een beperkt percentage of een aantal uren in te boeken is voor projecten of ad-hoc-werkzaamheden.
Voorbeeld: een secretaresse besteedt gemiddeld 30 uur per week aan haar eigen werkzaamheden, daarnaast heeft ze 10 uur over voor projecten of ad-hoc-zaken.  Die kunnen in de agenda ‘geboekt’ worden door anderen.

In de Werkwijzer ‘Secretaresseoverleg’ wordt dit onderwerp onder meer besproken. Je kunt het boekje bestellen in de shop van ManagementSupport.nl.

Heb je meer informatie nodig? Neem dan contact op met een gespecialiseerd bedrijf in Office Management. Je kunt bijvoorbeeld terecht bij Ventus Office Management in Den Haag, tel. (070) 306 59 59.