Er zijn veel mogelijkheden om de samenwerking tussen jou en je manager efficiënter te maken. Eén daarvan is samenwerken in de mailbox van je manager. Zo pak je dat aan.

Samenwerken in de mailbox

Als je de mail van je manager gaat beheren moet je verschillende zaken met elkaar afspreken, zoals:

• Wie beantwoordt welke mail?
• Wanneer en welke soort mail wel/niet behandelen?
• Hoe weten we dat iemand al geantwoord heeft?
• Welke mail laat je in de inbox staan en welke sla je waar op?

Categorieën

Hierbij is het erg handig om categorieën te gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan de volgende categorieën:

• Vlag voor datum voltooid (handig als je wilt weten of een mail is behandeld en wanneer).
• Jouw naam (zo weet je dat jij deze mail moet behandelen/aan het behandelen bent).
• Naam van de manager (zo weet je dat je manager deze mail zal afhandelen/heeft afgehandeld).
• Projectnaam (om de mails over een project bij elkaar te houden/makkelijk terug te vinden).
• Afdrukken en Afgedrukt (zodat je weet dat iets moet worden afgedrukt; je manager kan dan de categorie ‘Afdrukken’ eraan koppelen en jij kan die dan nadat je afgedrukt hebt weer op ‘Afgedrukt’ zetten).

Bron: Secretaresse Assistent Wijzer ‘Werken in plaats van e-mailen‘

Meer weten?

Wil je meer leren over het managen van informatie? Misschien is onze training Digitaal Archiveren dan iets voor jou. Inschrijven kan hier.