checklist

Maken van een classificatiesysteem

Digitaal werken

Heb je vaak moeite een bepaald document te vinden, of hoor je regelmatig collega’s of je baas hierover klagen?

Dan is het hoog tijd de mappenindeling op de server aan te passen! Deze mappenindeling, die ook wel classificatie wordt genoemd, moet voor alle medewerkers in de organisatie de basis bieden voor het opslaan van de documenten.

Zo’n classificatie ontwikkel je op basis van de volgende acht stappen:

1.       Overzicht maken van de documenten die gearchiveerd moeten worden.
Stel een werkgroep in met vertegenwoordigers van alle afdelingen. Laat deze werkgroepleden een uitdraai maken van de op dat moment gebruikte directories met daarop alle mappen en documenten per afdeling. Zo  krijg je een goed overzicht van alle documenten die gearchiveerd moeten worden.

 2.       Analyseren van de informatie.
Analyseer de te archiveren informatie op inhoud en vorm. Je krijgt zo een hoofdindeling op (maximaal tien) hoofdrubrieken, die je weer kunt uitsplitsen naar rubrieken, die je vervolgens ook weer kunt uitsplitsen naar subrubrieken, enzovoorts.

Tip: Gebruik voor het maken van je indeling post-it-blokjes.

Schrijf elk in te delen onderwerp op zo’n memovelletje. Met behulp van deze memovelletjes kun je zo eenvoudig een indeling maken. Je selecteert de hoofdrubrieken en plakt bij elke hoofdrubriek alle onderwerpen die daarbij horen. Vervolgens selecteer je uit alle onderwerpen de subrubrieken, enzovoort. Doordat je gebruikmaakt van de memovelletjes, houd je een prima overzicht en ben je flexibel in het maken van keuzes. Je plakt een onderwerp eenvoudig ergens anders bij als blijkt dat een onderwerp toch beter bij een andere hoofdrubriek hoort.

 Een voorbeeld:

Hoofdrubriek

Rubriek

Subrubriek

Personeelszaken

Opleidingen

Intern

 

 

Extern

 

Personeelsdossiers

In dienst

 

 

Uit dienst

 

Arbeidsvoorwaarden

Opbouw salarissysteem

 

 

Cao

 

 

Afvloeiingsregelingen

 

 

Verlofregelingen

 

Pensioen

Opbouw pensioenen

 

 

Uitkering pensioenen

 3.       Benoemen van de rubrieken en subrubrieken.
Vul nu per hoofdrubriek het laagste niveau in het classificatieschema (in het voorbeeld de rechterkolom) in. Dat wil zeggen: hier moet aan elk document een trefwoord worden gekoppeld.

 4.       Onderbrengen van de documenten in een bestaande classificatie.
Oriënteer je nu op bestaande classificatiesystemen. Als blijkt dat (een deel daarvan) bruikbaar is, kan dat je veel tijd besparen.

 5.       Een conceptindeling maken van hoofd- en subrubrieken.
Zie voor een voorbeeld de tabel onder punt 2.

 6.       Toetsen van de conceptindeling.

Laat toetsen of de conceptindeling past bij de wensen van de gebruikers. Luister naar alle opmerkingen van degenen die het systeem toetsen en verwerk deze in het systeem.

 7.       Uitwerking en verfijning van de classificatie.
Werk nu de classificatie geheel uit en voorzie deze van een definitieve nummering. Om het gebruiksgemak nog verder te verhogen, kun je aan deze lijst synoniemen toevoegen , zodat bepaalde onderwerpen langs meerdere wegen (zoekingangen) benaderd kunnen worden.

 8.       Afspraken maken over invoering, onderhoud en bewaking van het systeem.
Ten slotte maak je afspraken over invoering, onderhoud en bewaking van het systeem. Duidelijk moet worden wanneer en door wie de classificatie in de organisatie gebruikt wordt en wie verantwoordelijk is voor het actueel houden ervan.

Opzetten archief
Documenten die niet in een archief thuishoren
Hoe kan ik mijn inbox zo leeg mogelijk houden?
Boek: Secretaresse Assistent Boekenserie
Training: Duurzaam secretariaat 

Reageer op dit artikel