checklist

Postbehandeling

Digitaal werken

Jij als secretaresse maakt vaak een eerste selectie van de post voor je baas. Wat valt er allemaal onder het begrip ‘post’ en hoe behandel je die post efficiënt?

Onder post verstaan we alles wat door een organisatie wordt ontvangen of  verzonden: van brieven tot pakketten, en van faxen tot e-mailberichten, mét eventuele  bijlagen. Er zijn zelfs organisaties die telefoongesprekken digitaal opslaan.

Wat doe je met de post die je hebt ontvangen?

1.       Controleren
De eerste stap is het controleren van alle post die je hebt ontvangen. 

  • Is de post voor jouw baas bestemd? Zo niet, stuur deze dan meteen door naar de afdeling of persoon die voor behandeling moet zorgen. Dit doe je ook met e-mail. 
  • Zorg dat je weet wat je moet doen met post die is gericht aan een werknemer die niet meer bij de organisatie werkt. Zijn daarvoor nog geen afspraken gemaakt, dan is het zinvol dat je hiervoor een richtlijn opstelt. Zo voorkom je vertraging in behandeling van relevante post. 

2.       Sorteren
Je kunt de post op twee manieren sorteren:

Op prioriteit

Als je sorteert op prioriteit, dan verdeel je de stukken in vier categorieën: 

a.      Stukken met een hoge prioriteit, die dezelfde dag nog afgehandeld moeten worden.
Voorzie deze documenten al zo veel mogelijk van een advies/reactie van jou. Dat concept voeg je direct bij het originele poststuk. Verder voeg je alle relevante achtergrondinformatie toe. Plan vervolgens in de agenda van je manager voldoende tijd in voor het behandelen van deze documenten. Maak ook in je eigen tijdschema ruimte voor de verwerking van deze documenten.  

b.      Stukken met hoge prioriteit, maar die binnen circa drie dagen afgehandeld mogen worden.
Plan de behandeling van deze stukken voor morgen of overmorgen in. En neem je planning op in je takenlijst. 

c.       Stukken die geen voorrang nodig hebben.
Selecteer met je manager documenten waarvan de behandeling eventueel door anderen binnen de organisatie kan worden voorbereid. Stuur deze documenten door. Uiteraard houd je van deze documenten een overzicht bij. 

d.      Stukken die alleen ter informatie aan de manager voorgelegd worden.
Deze stukken hoeven niet bewerkt te worden. Je kunt ze kunnen na lezing door je manager meteen ronddelen of archiveren. 

Naar handeling

Bij het sorteren naar handeling verdeel je de post als volgt:

1.            Te tekenen.
Je maakt een stapel met documenten waarop je manager alleen nog een handtekening hoeft te zetten (declaraties, definitieve versies van brieven, planningen, enz.).

2.            Te schrijven.
Je maakt een stapel met documenten waarop het antwoord per brief nog dezelfde dag moet worden verzonden. Voor die stukken waarvoor je zelf al een eerste concept van het antwoord kunt maken, voeg je het concept bij voordat je de post voorlegt aan je manager.

3.            Te mailen.

De stukken waarop een antwoord gegeven moet worden in de vorm van een e-mailbericht leg je allemaal bij elkaar, zodat je deze direct na elkaar kunt afwerken. Ook hierbij leg je de door jou gemaakte conceptberichten direct aan je manager voor. E-mailberichten die niet onmiddellijk beantwoord kunnen worden, kun je markeren, bijvoorbeeld met opvolgingsvlaggetjes in verschillende kleuren.

4.            Onderzoek.

Dit zijn bijvoorbeeld grote projecten of onderwerpen die je manager met anderen moet bespreken. Deze stukken voorzie je allemaal van een geplande afhandelingsdatum, die je vastlegt in een register. In dit register leg je ook vast aan wie je de stukken eventueel hebt doorgestuurd. Dagelijks maak je een uitdraai van de documenten waarop je die dag antwoord verwacht.

3.       Essentie van postbewaking 
Het is belangrijk overzicht te houden, door bijvoorbeeld alle documenten goed te registeren. Let er daarbij op dat je alleen die gegevens van de binnengekomen post registreert die gebruikt worden bij het terugzoeken of archiveren van de stukken.  

 

Maar: alleen registeren is niet voldoende. De essentie van postbewaking is: voortgangsbewaking en beheer. 

Voortgangsbewaking
Echt bewaken van de post betekent: weten waar een document over gaat. Dat heeft twee voordelen:

  1. Je kunt de documenten zo goed beheren en archiveren.
  2. In de documenten tref je afspraken en actiepunten voor je manager aan. Je kunt je manager hierop attenderen door deze punten te markeren. Ook kun je de punten op een actiepuntenlijst zetten en per punt de afhandelingsdatum vermelden.

Archiveren en beheren
Zorg er liefst elke dag, maar in ieder geval elke week voor dat alle documenten zijn gearchiveerd, zowel fysiek als digitaal. Zo behoort zoeken tot het verleden.

Postontvangst 
Welke post registreer je?
Postregistratie
Welke post registreert jouw organisatie? 
Boek: Secretaresse als informatiemanager 
Training: POWERsecretaresse!

Reageer op dit artikel