checklist

Digitaal postboek

Digitaal werken

Hoe maak je een digitaal postboek?

Gebruik hiervoor de functie waarbij je kolommen kunt sorteren. Hierdoor kun je straks de informatie sorteren op verschillende wijzen. Het digitale postboek zou kunnen bestaan uit bijvoorbeeld acht kolommen. Deze kolommen kun je volgt invullen:

eerste kolom

datum ontvangst document

tweede kolom

gegevens van de afzender

derde kolom

korte omschrijving inhoud document

vierde kolom

initialen behandelaar document in je eigen bedrijf

vijfde kolom

datum afhandeling document

zesde kolom

kenmerk- of volgnummer dat je toekent aan eht binnenkomende document

zevende kolom

kenmerk dossier waarin document is opgeborgen

achtste kolom

datum tot wanneer het document in het archief moet blijven bewaard (vernietigingsdatum)

Tips

  • De vierde en vijfde kolom hoef je alleen op te nemen als je ook de voortgangsbewaking van de stukken in behandeling voor je rekening neemt. Het voordeel van voortgangsbewaking is dat de beantwoording van de binnenkomende post wordt bewaakt. De behandelaar van een document krijgt dan een aantal dagen voordat de brief beantwoord moet zijn, een berichtje waarin hem wordt meegedeeld dat die bepaalde brief op de betreffende datum beantwoord moet zijn.
  • Hoe ga je te werk bij het opstellen van de hiervoor benodigde datumlijsten? Je sorteert de vijfde kolom op de datum die je wenst en je krijgt een lijst met data en de daarbij behorende gegevens over het document en de behandelaar. Aan de hand van de lijst kun je iedereen de relevante informatie doorgeven.
  • Om kolom 8 in te kunnen vullen, is het noodzakelijk dat je beschikt over een vernietigingslijst en/of bewaartermijnenlijst. Op deze lijst staan de soorten van documenten en de tijd dat ze wettelijk of volgens de richtlijnen van je organisatie bewaard moeten blijven. De tijden die in deze bewaartermijnenlijst staan genoemd, tel je op bij de datum van binnenkomst van het document en deze datum vul je in, in kolom 8.
  • Doordat je in kolom 6 aan ieder binnenkomend document een nummer hebt gegeven en doordat je in kolom 8 hebt ingevuld wanneer een document vernietigd kan worden, kun je met de uitdraai van je elektronisch postboek gesorteerd op vernietigingsdatum zien welke documenten uit welk dossier (kolom 7) gehaald moeten worden en vernietigd kunnen worden. Doordat je regelmatig een dergelijke vernietigingsslag uitvoert in je archief, houd je een actueel en toegankelijk archief.

Maken van een classificatiesysteem
Bewaartermijnen bedrijfsdocumenten
Documentenregistratie
Boek: Digitaal archiveren
Training: Digitaal Archiveren

Reageer op dit artikel