checklist

Stappenplan rangschikken van documenten

Digitaal werken

Voor het opzetten of bijhouden van het archief volg je een aantal vaste stappen. Bij elke stap moet je keuzes maken. Bijvoorbeeld of een document al dan niet bewaard moet worden.

Documenten rangschik je aan de hand van de volgende stappen:

Stap 1: rangschikken naar oorsprong of herkomst
a. Is het een document dat direct te maken heeft met de activiteiten van de organisatie, dan is het bestemd voor het archief.
b. Is het een document dat ter informatie aan de organisatie is aangeboden, dan moet het naar de bibliotheek (bijvoorbeeld tijdschriften, jaarverslagen, boeken, artikelen) of kan het worden vernietigd(bedankbriefjes, algemene kennisgevingen (trottoirs opengebroken), enzovoort.

Stap 2: rangschikken naar uiterlijke kenmerken (hoe zien ze eruit?)
c. Zijn het fysieke of digitale documenten?
d. Heeft het document andere vormen (bijvoorbeeld bouwtekeningen)? Deze documenten worden vaak in speciale kasten bewaard, wellicht ook bij andere afdelingen in de organisatie.
e. Zijn het documenten die op een andere drager staan (bijvoorbeeld cd-rom of microfilm)? Ook hiervoor geldt dat deze documenten niet in standaarddossiers bewaard worden.

Stap 3: rangschikken naar inhoud
f. Documenten met een privékarakter. Deze kom je veelal tegen in het e-mailverkeer. Denk aan een relatie die jou op je verjaardag een e-mail stuurt op je werk om je te feliciteren. Dergelijke documenten worden niet opgenomen in een archief.
g. Documenten die gaan over hetzelfde onderwerp worden bij elkaar bewaard.

Op basis van deze drie beginstappen start je vervolgens met het samenstellen van digitale dossiers of het plaatsen van documenten of bestanden in mappen of folders.

Aandachtspunten hierbij zijn:

  • Zaakdossiers behandelen specifieke zaken: een zaakdossier is bijvoorbeeld een verzameling documenten die alle te maken hebben met een rechtszaak tussen een werknemer en het bedrijf waar hij werkt.
  • In alfabetische dossiers orden je de documenten bijvoorbeeld op naam van de afzender. In dossier 1 komen alle documenten waarvan de naam van de afzender A-H is, dossier 2 is I-P, dossier 3 is Q-Z.
  • Ook kun je onderwerpdossiers maken. Denk hierbij aan het verzamelen van alle documenten die te maken hebben met het aanleggen van wegen, de beveiliging van gebouwen, enzovoort. Maar ontvang je stukken die te maken hebben met de aanleg van een specifieke weg, dan vormt de aanleg van die bepaalde weg een zaak en wordt het dus een zaakdossier.
  • Reeksen worden gevormd door documenten op data te ordenen. Bijvoorbeeld op jaartal, zoals alle uitgaande post van 2010 in een ordner, van 2011, van 2012, enz.
  • Soorten documenten vormen samen een serie. Als voorbeeld: alle rekeningen samen, alle notulen samen of alle contracten samen.

Op het moment dat je besluit een nieuwe indeling te maken, kom je voor de keuze te staan welke van de hiervoor genoemde dossierindelingen (of combinaties ervan) je kiest.

Maken van een classificatiesysteem
Documenten die niet in een archief thuishoren
Opzetten archief
Boek: Digitaal archiveren
Training: Digitaal archiveren

Reageer op dit artikel