checklist

Waarom processen beschrijven?

Digitaal werken

Met het beschrijven van processen geef je overzicht en inzicht aan betrokkenen en bevorder je de communicatie over een proces.

Negen redenen voor het beschrijven van processen:

  1. Medewerkers moeten weten wat het proces inhoudt. Alleen dán kunnen zij fundamenteel bijdragen aan het proces.
  2. Het moet duidelijk zijn wie wat doet in het proces, wie welke bevoegdheden heeft en wie waarvoor verantwoordelijk is.
  3. Medewerkers moeten weten wat het proces en hun taak hierin direct of indirect voor de klant en de organisatie betekent.
  4. Als de kennis voornamelijk in de hoofden van de mensen zit, dan heeft het bedrijf een probleem als een ervaren medewerker vertrekt.
  5. De kwaliteit van producten wordt gemaakt in het proces. Om de kwaliteit van een proces te kunnen beoordelen, moet duidelijk zijn welke kwaliteitsregels in welk(e) proces(stap) gerealiseerd worden.
  6. Om te kunnen certificeren, bijvoorbeeld voor ISO 9001, zijn minimaal actuele processpecificaties inclusief kwaliteitseisen en –maatregelen nodig.
  7. Om een proces te kunnen verbeteren, moet je met de betrokkenen daarover kunnen communiceren; een beschrijving van het bestaande proces is daarbij een belangrijk hulpmiddel.
  8. De diverse processtappen moeten op elkaar aansluiten; een procesketen is een opeenvolging van processtappen, een samenwerking, die leidt tot een gezamenlijk resultaat of product (procesarchitectuur).
  9. De meeste processen worden ondersteund door informatiesystemen; het moet duidelijk zijn bij welke processtappen gegevens in een informatiesysteem moeten worden geraadpleegd en/of vastgelegd (informatiearchitectuur).

Door processen op de juiste wijze te beschrijven, ontstaat meer inzicht, overzicht en duidelijkheid, waardoor processen beter beheersbaar worden en verbeterd kunnen worden.

 

Hoe gaat de herstructurering van een secretariaat in zijn werk?
Procedurehandboek secretariaat
Waar vind ik een eenvoudig programma dat processen in kaart kan brengt met daaraan gekoppeld acties en een tijdsplanning?
Boek: Secretaresse als informatiemanager
Training: POWERsecretaresse!

Reageer op dit artikel