checklist

Checklist autorisatie personeelsdossier

Digitaal werken

In een personeelsdossier staat vertrouwelijke informatie, die uiteraard niet door iedereen bekeken mag worden. In de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) zijn privacyregels vastgelegd.

In de artikelen 8, 9, 35 en 36 van de WBP staat beschreven wie er inzage heeft in een personeelsdossier. De belangrijkste regels overzichtelijk op een rij:

Toegang tot je personeelsdossier hebben:

  • jijzelf (behalve gegevens waarvan je werkgever een goede reden heeft om ze niet aan je te laten zien, bijvoorbeeld stukken over een eventuele andere functie voor jou én gegevens over anderen);
  • je directe leidinggevende (met uitzondering van medische gegevens en een persoonlijk portfolio);
  • bepaalde P&O-medewerkers (met uitzondering van medische gegevens en een persoonlijk portfolio);
  • bepaalde mensen, die door jou zijn aangewezen, bijvoorbeeld een personal coach of een medisch specialist (alleen om bepaalde, door jou vastgestelde stukken in je dossier in te zien).

Bijzondere gevallen
In twee gevallen mogen anderen, binnen of buiten je organisatie, gegevens uit je personeelsdossier inzien:

  • als dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld op grond van fiscale wetgeving of wetgeving van Sociale Zaken;
  • als je organisatie een hiervoor gerechtvaardigd belang heeft, wél onder de voorwaarde dat er geen onevenredige inbreuk op jouw privacy wordt gemaakt.

Documenten toevoegen
Alleen degenen die inzage in je dossier hebben, mogen documenten toevoegen aan dit dossier. In je organisatie moet vastgelegd worden wie er verantwoordelijk is voor de volledigheid van de dossiers.

Documenten verwijderen
Het handigst is als degene die verantwoordelijk is voor het volledig houden van de dossiers, ook verantwoordelijk is voor het verwijderen van documenten. Overigens kan je organisatie ook overgaan op automatische verwijdering; dit gebeurt dan op basis van vastgestelde bewaartermijnen.

Wijzigen documenten
Als medewerker heb je het recht je werkgever te vragen je documenten te wijzigen of te verwijderen. Je werkgever is verplicht om binnen vier weken aan een dergelijk verzoek te voldoen. Overigens mogen documenten alleen gewijzigd worden als ze niet juist zijn. Als jij als medewerker alleen víndt dat een document niet klopt (je bent het bijvoorbeeld niet eens met een gespreksverslag), dan heb je het recht om een eigen versie aan je dossier toe te voegen. Je hoeft het oorspronkelijke document dan alleen te tekenen voor ‘gezien’.

Bewaartermijnen personeelsgegevens
Mag een werknemer zelf bepalen wat aan zijn personeelsdossier wordt toegevoegd?
Stabiliteit in kwaliteit creëren door het maken van procesbeschrijvingen
Boek: Digitaal archiveren
Training: Digitaal archiveren

Reageer op dit artikel