checklist

Notuleren: de BAL-lijst in Excel

Digitaal werken

Nummer

Het is van belang de volgorde van besluiten en acties te weten en vooral ook in welke vergadering deze tot stand kwamen. Je kunt in de nummering de vergaderdatum verwerken (jjjj-mm-dd-nummer, bijvoorbeeld 2014-01-13-01). Het laatste cijfer is het nummer van het besluit of actie en loopt dóór. Door deze getalopbouw te kiezen, kun je altijd sorteren van oud naar nieuw of omgekeerd. Acties en besluiten die bij elkaar horen, hebben hetzelfde nummer.

Besluit of actie
In het Excel-bestand is een validatielijstje gemaakt. Via een pull-down menuutje kun je kiezen voor ‘besluit’ of ‘actie’.

Beschrijving
Bondige beschrijving van besluit of actie. De functie ‘tekstterugloop’ is toegepast op deze kolom zodat de kolom niet breder hoeft te worden.

Verantwoordelijke
Naam of namen van de actienemers. Via de filterknop bovenin de kolomtitel kan iedereen de eigen acties filteren.

Einddatum
Bevordert continuïteit en snelheid. Open eindjes zijn immers funest voor het vorderen van processen. Tip: Als de actie binnen hetzelfde jaar plaatsvindt, hoef je het jaartal niet in te typen. Excel weet heus wel in welk jaar wij leven…

Status
In het Excel-bestand is een validatielijstje gemaakt. Via een pull-down menu kun je kiezen voor ‘open’, ‘in uitvoering’ of ‘gesloten’. Tijdens de vergadering kun je via een presentatiescherm live filteren op de acties ‘in uitvoering’ om de vorderingen te bespreken.

Een BAL in SharePoint

Als het gaat om lijstjes dan is SharePoint er als de kippen bij om mee te doen. Als je organisatie werkt in deze omgeving, maak dan een vergadersite waarin naast het lijstje met vergaderdata, agendapunten en deelnemers ook een lijstje met besluiten en een lijstje met acties staan. In onze vergadercultuur is de BAL een verrassende werkvorm; in Sharepoint is het maar één van de vele lijstjes.

Efficiënt

Ik ken afdelingen die na de kennismaking met de besluiten/actielijst in mijn notuleertraining in één klap efficiënter gingen vergaderen omdat er beter werd gefocust op de acties. De regelmatige terugkoppeling op de status dwingt actiehouders immers het tempo erin te houden. En ook in het geval van een voorzitter die matig stuurt is dit broodje BAL een ideaal hapje voor de notulist!

Lees ook
Virtuele vergaderterreur
Notuleren in Excel
Notuleren met de laptop

Verdieping
Vergaderen: 2 alternatieven [Vakbase]
Notuleren in Excel [workshop]
Notuleren in Excel
[training]
Notuleren op de laptop [training]

Reageer op dit artikel