Naam: Gaby van der Ent
Functie: project secretary
Organisatie: Windpark Krammer, Bruinisse
Favoriete app: G Suite

Platformonafhankelijk documentbeheer

G Suite is een uitgebreide range kantoortools die veel weg heeft van Office. Documentbeheer (tekst, maar ook spreadsheets en presentaties), samenwerken, agenda’s delen, live vergaderen, contact maken; het kan allemaal met dit pakket. Alles in de cloud, volledig platformonafhankelijk, ook op de smartphone. Met standaard stevige beveiliging en op bedrijfsniveau zo nodig extra maatregelen.

[intermezzo:2]

“In kantooromgevingen is G Suite nog niet zo populair”, vertelt Gaby. “Er is best angst voor volledig in de cloud werken, vooral qua beveiliging en privacy. Maar G Suite voldoet al volledig aan de nieuwe Algemene verordening gegevensbescherming. Grote bedrijven die hun governance toch echt goed geregeld moeten hebben, werken er al mee.”

Flexibel, snel en je kunt goed samenwerken

“Onze organisatie is niet zo groot, een team van ruim twintig mensen dat op initiatief van twee coöperaties met ruim 5000 leden uit de regio een windpark van 34 turbines bouwt op en rond de Krammersluizen. We kwamen bij G Suite uit omdat het aansluit bij onze gewenste werkwijze: platformonafhankelijk, in de cloud, snel kunnen schakelen, niet te hiërarchisch ingericht. Sharepoint dicteert nogal hoe je werkt. Wij wisten al: in Google Drive kun je flexibel dingen opzetten en heel goed samenwerken. Dus we kozen voor G Suite, dat werkt organisch en natuurlijk.”

‘G Suite is superhandig’

“De voordelen zijn legio, maar ik zal er een paar uitpikken. Het samenwerken in een document is onovertroffen. Je kunt tegelijk in een document werken en ziet realtime wat iedereen doet of heeft gedaan. Er circuleren nooit meerdere versies, versiebeheer gaat volledig automatisch per document. Ben je een paar stappen te ver gegaan omdat je iets verkeerd hebt begrepen, dan kun je zonder moeite terug naar de eerdere versie. Alle veranderingen, ook geaccepteerde, blijven bewaard. In de spreadsheet kun je zelfs met jezelf samenwerken door twee tabbladen apart te openen.

En ook de actielijsten werken superhandig: je kunt acties aan mensen toewijzen en die weten meteen wat er van ze wordt verwacht. Je kunt delen op alle niveaus, ook met externen, van alles tot en met beperkte bevoegdheid voor een enkel document.

[intermezzo:1]

Al die handigheidjes wennen zo snel. Ik moet naast G Suite ook nog in Office werken en erger me aan hoe omslachtig dat is. Bijvoorbeeld: als je in de ‘oude’ werkwijze een document deelt, krijgen mensen een statische link naar de locatie van dat document. Als je de plek verandert, loopt alles dood. Binnen G Suite blijft dat wat je deelt altijd toegankelijk, wat je er ook mee doet, want ieder document heeft een unieke hyperlink die altijd hetzelfde blijft. We hoeven niet te labelen of zo, zoals in Sharepoint, of kenmerken aan te geven. We gebruiken wel slimme documentnamen met metadata. Je kan via cloud search ook zoeken in alles: documenten, maar ook e-mails en agenda’s, heel handig. Dat werkt waanzinnig goed.”

Meer handige apps leren kennen?

Lees de praktijkverhalen van andere managementondersteuners:

Desiree Eisenberger zweert bij Datumprikker voor het plannen van afspraken.
Vergaderen in iBabs bespaart Marleen van Meeteren veel tijd en werkt ook nog eens intuïtief.

Ook meer uit je apps halen? Kom naar één van de trainingen:

Tijdens Power Maximaal Digitaal in Utrecht (11 september) of Groningen (25 september) leer je alle ins en outs over digitale transformaties, online samenwerken, snel zoeken en digitaal werken.
Wil je de digitale samenwerking met je collega’s verbeteren? Kom dan naar de training Digitaal samenwerken.