nieuws

5 tips om SharePoint optimaal te gebruiken

Digitaal werken

Steeds meer organisaties werken met SharePoint, maar het potentieel van SharePoint wordt nauwelijks maximaal benut. IT installeert de software, stuurt een mailtje naar het hele bedrijf en dat was het. Zonde, want SharePoint kent veel nuttige opties die voor iedere gebruiker waarde toevoegen. Met deze vijf tips kan ook jij SharePoint optimaal gebruiken.

5 tips om SharePoint optimaal te gebruiken

1. Gebruik versiegeschiedenis

Nooit meer V1.0, V1.0def of V1.0nudanechtdef. Of veel erger, een document dat op drie plekken te vinden is. Versiegeschiedenis in SharePoint maakt hier een einde aan. SharePoint slaat automatisch de laatste vijfhonderd versies van een document op. Zo hoef je dus nooit meer bang te zijn dat een collega je document compleet overhoop gooit. Je draait het in een handomdraai weer terug.

Hoe doe je dit? Klik op de drie puntjes naast een document en selecteer ‘Versiegeschiedenis’. Hier zie je alle versies, kun je per versie bekijken wat de wijzigingen zijn en besluiten om een oudere versie te herstellen.

Eerst aan een conceptversie werken die nog niet door iedereen gezien kan worden? Ook dat kan, met conceptbeheer in SharePoint.

Versiegeschiedenis in SharePoint

Versiegeschiedenis in SharePoint

2. Vervang Excel-sheets door lijsten

Een inventarislijst, de deelnemers aan het teamuitje, een telefoonlijst, grote kans dat je ze nu in Excel of Word maakt. Er is ook een andere optie en dat zijn SharePoint-lijsten. Maar waarom zou je die gebruiken? Een paar voordelen op een rijtje:

  • Je maakt heel makkelijk verschillende weergaves door te sorteren of te filteren. Hierin is SharePoint flexibeler dan Excel.
  • Met een custom list in SharePoint heb je de mogelijkheid om toegangsrechten simpel en snel te beheren. Niet alleen voor je hele lijst, maar zelfs voor een of meerdere items in je lijst.
  • Versiebeheer werkt met een SharePoint-lijst beter dan in Excel of Word. SharePoint houdt hier bij welke veranderingen je gemaakt hebt in een item en deze zijn ook per item weer terug te draaien.

Natuurlijk zijn er ook redenen om je lijsten wel in Excel te maken. Zo biedt Excel meer mogelijkheden als het gaat om formules, kleurcoderingen en de mogelijkheid om draaitabellen te gebruiken.

In 6 stappen een opgeruimd digitaal archief

  1. Verzamel de troepen (of je collega’s)
  2. Archiveren begint met classificeren
  3. Gebruik de map ‘algemeen’ vooral niet
  4. Niet meer dan 10 x 10 x 10 mappen
  5. Bewaar alles op één plek, ook e-mail, post en aantekeningen
  6. Laat je oude archief lekker bij het oude

Meer weten over deze aanpak? Lees de volledige uitwerking van de zes stappen.

3. Zorg voor metadata

Een veelgemaakte fout bij het opslaan van documenten op SharePoint is zoveel mogelijk informatie in de bestandsnaam proppen. Met behulp van metadata voeg je snel en simpel bestandsinformatie toe zonder dat je bestandsnamen ellenlang worden.

Beheer je bijvoorbeeld de foto’s van personeelsfeesten en -uitjes, dan kun je met behulp van metadata heel makkelijk de naam van het uitje en de datum toevoegen. Doordat je ook op metadata kunt filteren zoek je in no-time alle foto’s van de kerstborrel van 2018 op.

Met de ‘Beginner’s guide to SharePoint metadata’ van icansharepoint kun je een vliegende start maken met het toevoegen van metadata.

4. Altijd op de hoogte met waarschuwingen

Eerder ging het al over versiebeheer, waardoor je collega’s nooit meer een document onherstelbaar kunnen ‘vernachelen’. Toch wil je misschien wel weten wanneer een collega aan jouw document zit. Dat kan heel makkelijk met waarschuwingen. Deze kun je instellen op het niveau van mappen, documenten en items.

Verder kun je de waarschuwing helemaal naar jouw wens instellen. Wil je een waarschuwing per e-mail of sms? Direct, dagelijks of wekelijks? Bij alle wijzigingen of alleen als er een nieuw item wordt toegevoegd? Het is allemaal te configureren. Zo mis je nooit meer een belangrijke wijziging en word je ook niet continu lastig gevallen met waarschuwingen.

5. Zet gezamenlijke taken in SharePoint

Toevoegen takenlijst in SharePoint

Toevoegen takenlijst in SharePoint

SharePoint is niet alleen een programma om je documenten en informatie op te slaan. Je kunt er ook uitstekend takenlijsten in beheren en delen. Zeker voor projecten of taken die voor een grotere groep mensen gelden is SharePoint een prima plek.

Zo kun je taken in SharePoint direct aan mensen toewijzen, vervaldata instellen, werken met metadata en ook subtaken toevoegen aan hoofdtaken. Bovendien biedt SharePoint de mogelijkheid om taken te visualiseren in een tijdbalk of een Gantt-chart. Wil je taken koppelen aan je Outlook-takenlijst  of het programma Microsoft Project , ook dat is geen probleem.

Takenlijst overzicht

Weergave van de takenlijst in SharePoint

Het toevoegen van een takenlijst aan SharePoint doe je door op het tandwiel rechtsboven in je scherm te klikken en vervolgens klik je op ‘Voeg een app toe’. Op de pagina waar je nu komt zul je de taken-app waarschijnlijk bovenaan zien staan. Zo niet, dan zoek je op ‘taken’ via de zoekbalk. Vanaf hier spreekt het allemaal voor zich en kun je aan de slag met je takenlijst.

Meer weten over SharePoint?

Lees onze artikelen over de mindset die er nodig is voor werken in de cloud:

SharePoint-training 

Schrijf je in voor de training SharePoint op het secretariaat en leer de mogelijkheden van SharePoint te benutten.

Reageer op dit artikel