vraag & antwoord

Hoe ziet de inhoudsopgave van een handboek Archiefbeheer eruit?

Digitaal werken

In een handboek archiefbeheer komt een aantal aspecten met betrekking tot het archief aan de orde, te weten:   a. Organisatorisch Uitgaande van de doelstelling en activiteiten van de organisatie wordt aangegeven op welke wijze de (deel-)archieven zijn georganiseerd.   b. Ontsluiting van archief Het door de organisatie gebruikte classificatiesysteem zal integraal opgenomen moeten zijn […]

In een handboek archiefbeheer komt een aantal aspecten met betrekking tot het archief aan de orde, te weten:

 

a. Organisatorisch

Uitgaande van de doelstelling en activiteiten van de organisatie wordt aangegeven op welke wijze de (deel-)archieven zijn georganiseerd.

 

b. Ontsluiting van archief

Het door de organisatie gebruikte classificatiesysteem zal integraal opgenomen moeten zijn zodat iedereen inzicht heeft in de structuur en opbouw van het archief. Ook het beschikbaar stellen van documenten en dossiers dient geregeld te worden.

 

c. Regelgeving

Onder regelgeving wordt verstaan het vastleggen van afspraken en procedures. In het handboek wordt aangegeven hoe de verantwoordelijkheden met betrekking tot archiefbeheer verdeeld zijn, hoe omgegaan wordt met originele stukken, hoe en wanneer documenten vernietigd worden, enzovoorts.

 

d. Overige aspecten

Ook dient in het handboek aandacht besteed te worden aan zaken zoals opbergmaterialen, kasten en andere archiefruimten en beveiliging.

 

Handboek Archiefbeheer – inhoudsopgave

 

1. Algemeen

1.1 Inleiding

1.2 Doel en doelgroep handboek

1.3 Indeling en wijze van gebruik

1.4 Onderhoud handboek

 

2. Organisatie van het archiefbeheer

2.1 Organisatiestructuur

2.2 Betrokkenen bij het archiefbeheer

2.3 Toegewezen taken

2.4 Samenstelling takenpakket

2.5 Overlegstructuur

 

3. Postbehandeling

3.1 Ontvangst en opening

3.2 Postregistratie

3.3 Distributie

3.4 Verblijfplaats-, voortgangs- en afdoeningsadministratie

3.5 Uitgaande post

 

4. Ontsluiting van (dynamisch) archief

4.1 Ordening volgens organisatie/bedrijf

4.2 Ontsluiting (classificatie)

4.3 Beschikbaar stellen; toegang en uitlenen

4.4 Geheime documenten

 

5. Selectie en vernietiging

5.1 Inleiding

5.2 Wettelijke regelingen

5.3 Criteria voor bewaren en vernietigen

5.4 Bewaartermijnenlijst

 

6. Materialen ten behoeve van archivering

6.1 Informatiedragers

6.2 Verpakking

6.3 Ruimten bestemd voor bewaren van archieven

6.4 Meubilair

 

7. Beveiliging

7.1 Noodzaak beveiliging

7.2 Risico-analyse

7.3 Fysieke beveiliging

7.4 Back-up procedures

7.5 Noodprocedures bij calamiteiten

 

8. Opleidingen

Reageer op dit artikel