Offertes aanvragen doe je niet voor niets. Je wilt weten wat iemand te bieden heeft en wat dit kost, om dit vervolgens te kunnen vergelijken met andere aanbieders. Hou het overzichtelijk door offertes te beoordelen op de volgende aspecten.

Beoordelen van offertes

Afbakening
Check of duidelijk staat beschreven welke zaken wel en welke niet zijn opgenomen in de offerte. geef het meteen aan als je iets mist.

Afstemming
Check of duidelijk staat beschreven hoe je eventueel kunt bijsturen, bijvoorbeeld door tussentijdse oplevering.

Bedrijf
Heeft het bedrijf ervaring met soortgelijke opdrachten en werken de mensen die deze ervaring hebben nog steeds bij het bedrijf?

Begrip van de opdracht
Check of uit de offerte blijkt dat de opdracht goed is doorgekomen en alle onderdelen erin zijn opgenomen.

Communicatie
Check of duidelijk staat beschreven wie je contactpersoon is en op welke manier je met hem in contact kunt komen.

Continuïteit
Hoe lang bestaat het bedrijf al? Zijn er voldoende mensen om de opdracht uit te kunnen voeren, ook als iemand ziek wordt?

Eenmalige kosten
Controleer of de eenmalige kosten duidelijk zijn uitgewerkt, zodat je kunt zien wat de kosten zijn voor de verschillende onderdelen van de oplossing. Is het geschatte aantal uren realistisch? Staat duidelijk vermeld welke bijkomende kosten te verwachten zijn? Hoe verhouden de eenmalige kosten zich tot je budget?

Inzet van jouw organisatie
Check of duidelijk staat beschreven welke inzet van je organisatie verwacht wordt. Hierbij kun je denken aan het beoordelen van (tussen)resultaten of het doen van voorwerk, zoals het leeghalen van een bedrijfsterras dat opnieuw wordt bestraat.

Jaarlijkse kosten
Stel dat je een offerte hebt gevraagd voor het bouwen van een website, zijn er in de toekomst dan terugkerende kosten te verwachten, zoals licentiekosten en technisch beheer? Ga ook na of je deze jaarlijkse kosten in je budget kunt inpassen.

Kwaliteit
Geeft het bedrijf een goede oplossing voor het probleem waarvoor je het inschakelt? Staat duidelijk beschreven aan welke eisen deze oplossing gaat voldoen? Zijn er eventueel andere opties? Ga het allemaal goed na.

Oplevering
Check of duidelijk staat omschreven wat er wanneer wordt opgeleverd.

Planning
Check of de planning realistisch is en of deze aansluit op je wensen.

Referenties
Vraag het bedrijf om referenties of nog beter: benader zelf andere organisaties die het bedrijf inschakelde en vraag naar hun ervaringen.

Samenwerking
Wordt deze offerte uitgebracht door één partij of door verschillende partijen die samenwerken? Zoals een aannemer die voor het loodgieterswerk een loodgieter inschakelt. Check in dat laatste geval of duidelijke afspraken zijn gemaakt over de samenwerking en de aansprakelijkheid. Bij wie kun je terecht als er problemen ontstaan?

Vaste prijs of nacalculatie?
Gaat het om een vaste prijs of worden er werkzaamheden op nacalculatie uitgevoerd? En hoe wordt omgegaan met meerwerk?

Voorwaarden
Zoek uit welke voorwaarden het bedrijf hanteert en beoordeel of deze redelijk zijn.

Verdieping

Secretaresse Assistent Wijzer: Financiën voor managementondersteuners (boek, de bron van bovenstaand lijstje)
Debiteurenbewaking (Vakbase)
Offerte aanvragen (Vakbase)