checklist

Draagvlak creëren

Faciliteren

Steeds vaker krijgen secretaresses binnen een organisatie de opdracht ervoor te zorgen dat de continuïteit van het secretariaat gegarandeerd moet zijn.

Onder meer om die reden, maar ook steeds meer op eigen initiatief, gaan secretaresses een collegiale samenwerking aan waarbij een deel, of (afhankelijk van de grootte van de organisatie) alle secretaresses binnen de organisatie zijn betrokken.

Krijg jij die taak toebedeeld, of wil jij graag het initiatief nemen om een verandering door te voeren, bedenk dan dat het belangrijk is draagvlak voor jouw ideeën te creëren.

Draagvlak is van belang bij zaken als:

  • het invoeren van innovaties als ‘het nieuwe werken’;
  • het werken met nieuwe software of applicaties;
  • de oplossing van een probleem;
  • doorvoeren of toepassen van nieuwe regelgeving;
  • organisatorische veranderingen als het invoeren van een andere wijze van secretariële ondersteuning.

Hoe zorg je voor draagvlak?
Er zijn ontelbaar veel manieren te bedenken om draagvlak te creëren. Creativiteit in het bedenken van de verschillende mogelijkheden is handig, maar je kunt ook inspiratie ontlenen aan de volgende suggesties:

Betrek collega’s bij je ideeën

  • Bijeenkomsten organiseren. Je organiseert bijvoorbeeld een bijeenkomst waarin iedereen mee kan brainstormen. Zo krijg je extra input voor je idee.
  • Interviews houden. Selecteer een aantal collega’s van wie je denkt dat je ze enthousiast kunt krijgen voor je idee en interview hen over hun wensen en suggesties ten aanzien van de secretariële ondersteuning. Je krijgt een beeld van hoe personen tegen je ideeën aankijken.
  • Enquêtes houden. Een enquête heeft hetzelfde doel als een interview, maar kost de geënquêteerden meestal minder tijd.

Laat meedenken
Door personen in (of ook buiten) je organisatie te vragen mee te denken over oplossingen voor het optimaliseren van de secretariële ondersteuning krijg je wellicht meer oplossingen dan je verwacht. Eventueel kun je hiervoor inspraakrondes organiseren. Zorg wel voor een goede gespreksleider om een en ander gestructureerd en professioneel te laten verlopen.

Hiërarchie voor je laten werken
Zoek als eerste draagvlak bij leidinggevenden. Als managers jouw idee ondersteunen, werkt dit ook door naar de mensen die onder hen vallen. Hierdoor ontstaat een domino-effect waardoor het aantal mensen dat jouw plan onderschrijft snel toeneemt.

Feedback vragen
Je legt je plannen voor aan partijen die mogelijk een rol gaan spelen bij het realiseren ervan. Denk bijvoorbeeld aan een ondernemingsraad. Je vraagt hun om een reactie. Op deze manier komt je plan niet onverwacht en kunnen zij hun motivatie geven en hun belangen behartigen. Zo voelt de or zich gehoord en dat werkt altijd positief.

Vorm een leidende coalitie
Ventileer je plannen en vind medestanders. Iedereen die enthousiast is, vraag je het plan mede uit te dragen. Samen vormen zij een leidende coalitie die zo optreedt als ambassadeur van jouw idee.

Onderhandel
Door te onderhandelen met partijen die eventueel kritisch zijn en je idee niet op voorhand steunen, creëer je een oplossing die breder gedragen is en worden de betrokken partijen medeverantwoordelijk voor de gekozen oplossing.

Mee laten doen
Laat mensen deelnemen in een project. Kies hiervoor afgevaardigden uit verschillende afdelingen. Deze worden door hun deelname enigszins ‘mede-eigenaar’ van (bijvoorbeeld) die nieuwe wijze van dienstverlening die in het project wordt bedacht en/of ontwikkeld. 

Basiseisen waaraan een secretariaat moet voldoen
Organisatiedoelen: SMART
Wat verwacht een manager van jou als secretaresse?
Boek: Het Nieuwe Werken van visie naar praktijk
Training: Het Nieuwe Werken: hoe ga je om met de verandering?

Reageer op dit artikel