Er moet aandacht zijn voor de volgende aspecten:

De persoon die de boodschap brengt
Belangrijk is dat de boodschapper van de verandering iemand is die als te vertrouwen overkomt. De persoon, haar (of zijn) ervaring en haar competenties moeten bij de personen in de organisatie bekend zijn én zij moet openstaan voor reacties en tactvol, eerlijk en duidelijk zijn. Kortom: deze persoon, misschien jij wel, moet een ander serieus nemen.

De boodschap zelf
Het is van groot belang om zo snel én duidelijk mogelijk informatie te geven. De inhoud, verpakking en context van de verandering verdienen bijzondere aandacht. Het doel dat voor ogen staat moet helder en duidelijk zijn.
Presenteer niet alleen een ‘missie- en visieverhaal’, maar vertaal de verandering zo concreet mogelijk (wat betekent het voor de persoon?).

De keuze van het instrument
Kies het juiste communicatiemedium en let op een goede toonzetting. Je kunt presentaties houden tijdens bijeenkomsten van verschillende gremia, je kunt posters laten maken in de huisdrukkerij, je kunt je ideeën publiceren op het intranet, enzovoort.

Het tijdstip waarop de boodschap wordt gebracht
Informeer over alle aspecten van de verandering in een zo vroeg mogelijk stadium. Creëer betrokkenheid en schep een sfeer van openheid en vertrouwen.
Vraag de medewerkers in de organisatie naar hun eigen mening of om advies. Neem deze informatie zeer serieus. Zo wordt vele onnodige ‘ruis’ en tegenwerking voorkomen.

Volg de gekozen strategie
Het aanhouden van de gekozen weg waarlangs men gaat werken biedt medewerkers de broodnodige duidelijkheid en zekerheid.

Samenvattend
Voordat je een verandering presenteert, is het goed stil te staan bij de formule van Maier:

E = K x A (Effect = Kwaliteit x Acceptatie)

Ofwel: de kwaliteit van de boodschap en de acceptatie door de medewerkers in de organisatie bepalen het effect van de voorgestelde verandering. Indien een van beide aspecten een waarde van nul heeft, zal de voorgestelde verandering dus niet gerealiseerd worden!

Bedenk: altijd is er de onzekerheid of het ‘nieuwe’ wel zal werken. Met onzekerheid kun je op twee manieren omgaan:

Je kunt wachten tot een ander initiatieven zal ontplooien. Dan zul je de veranderingen moeten accepteren zoals ze worden gebracht én je zult er nooit zelf de credits voor ontvangen, ook al was het ooit jouw idee!
Ga aan de slag en voer je plan uit. Je zit dan zelf aan het stuur, bepaalt de richting én de snelheid. En door goed te communiceren en je plannen breed te ventileren zal iedereen weten door wie de verbeteringen zijn geïnitieerd. Beloning volgt vanzelf en vaak niet alleen in de vorm van complimenten.

De veranderbalans: hoeveel verandering kun jij aan?
Hoe herken je weerstand?
Ontwikkel je voelsprieten
Boek: Het opzetten van een secretaressepool
Training: Sterk staan in een veranderende organisatie