checklist

Debiteurenbewaking

Faciliteren

Wees punctueel en vasthoudend

Dit is belangrijk bij effectieve debiteurenbewaking. Onderneem daarom actie kort na het overschrijden van een betalingstermijn. Zo laat je zien dat je de klant serieus neemt en dat hij jouw bedrijf ook serieus moet nemen. Bewaken kun je doen door een mix van schrijven en bellen.

Stap 1: voorbereiding
Zoek eerst uit om welke klant het gaat en zorg ervoor dat je alle relevante informatie paraat hebt:
– Is het een grote klant?
– Hoe ziet zijn betalingspatroon eruit?
– Heb je de naam van de juiste contactpersoon?
– Heeft hij aangegeven niet tevreden te zijn met de geleverde producten/diensten?

Tip: Maak een bewuste keuze voor bellen of schrijven. Kies voor de mogelijkheid die het snelst leidt tot het gewenste resultaat: betaling.

Stap 2: herinnering
Bel of schrijf 5 dagen na het verstrijken van de betalingstermijn. Ga niet uit van onwil; de klant kan een goede reden hebben. Bouw de brief/het gesprek op: aanleiding, betalingsverzoek, afsluiting. Kom snel to the point.

Tip: Wees concreet: vermeld de datum van de factuur, de omschrijving op de factuur, het openstaande bedrag en de uiterste betaaldatum.

Stap 3: aanmaning
Uiterlijk 4 dagen na het verstrijken van de afgesproken betaaldatum is het weer tijd voor actie. Bel of schrijf naar de klant en vraag waarom hij de verplichting niet is nagekomen. Maak opnieuw een concrete afspraak.

Tip: Je kunt de klant eventueel vragen de gemaakte afspraak per fax te bevestigen. Zo heb je de bevestiging zwart op wit met handtekening.

Stap 4: aanmaning met juridische stappen
Geef aan dat de klant opnieuw de gemaakte afspraken niet is nagekomen en beschrijf welke stappen je zult ondernemen als de betaling uitblijft. Formuleer het zo dat duidelijk is dat de klant je geen keuze laat: ‘U dwingt ons de betaling uit handen te geven.’ Meld ook expliciet dat de klant opdraait voor alle kosten die de incassoprocedure met zich meebrengt. Afhankelijk van de situatie kun je een betalingsregeling voorstellen (termijnen).

Tips
– Gebruik geen negatieve termen als dat niet nodig is.
Niet: ‘Tot onze spijt hebben wij moeten vaststellen…’
Maar: ‘Wij hebben vastgesteld dat…’
– Maak duidelijke afspraken wanneer het geld alsnog binnen moet zijn. Sluit af met de opmerking dat je rekent op medewerking van de klant en dat je erop vertrouwt dat de factuur (tijdig) wordt betaald. Je kunt de zin opnemen dat ‘de herinneringsbrief en de betaling elkaar gekruist kunnen hebben’.

Voorbeeldbrief bij factuur
Voorbeeldbrief wijziging in factuur
Voorbeeldbrief excuus late betaling
Boek: Sterk staan door proactief communiceren
Training: Specialisatie financiën

Reageer op dit artikel