De omstandigheden rond ontslag verschillen. Er zijn drie soorten ontslag.

Ontslag met wederzijds goedvinden
De werknemer stemt in met het ontslag en hij/zij en de werkgever gaan rond de tafel en leggen afspraken vast in een overeenkomst. Als secretaresse zul je vaak dit exitgesprek moeten plannen.
Ontslag via UWV Werkbedrijf
Dit is de meest voorkomende route bij een reorganisatie. Werkgever doet ontslagaanvraag bij het UWV en het UWV geeft een ontslagvergunning. Werknemer kan naar kantonrechter stappen omdat hij mogelijk recht heeft op een ontslagvergoeding.
Ontslag via kantonrechter
Bij ontslag wegens disfunctioneren of verschil van inzicht komt de kantonrechter in beeld. Vaak is hiervóór al een traject gestart van dossieropbouw, coaching en cursussen zodat de werknemer zich kan verbeteren.

Checklist

Pas als het ontslag definitief is kan de procedure van uitdiensttreding beginnen. Belangrijkste punten:

Formele meldingen en administratie

Zorg voor schriftelijke bevestiging van de ontslagaanvraag en de datum van uitdiensttreding aan de werknemer.
Meld hem/haar af bij officiële instanties: zorgverzekering, pensioenfonds, arbo, bedrijfsvereniging.
Handel openstaande declaraties af.
Controleer of regelingen als vakantiegeld, ontslagvergoeding en eindejaarsuitkering zijn afgehandeld.
Zeg abonnementen op of speel ze door naar een collega.
Stuur een getuigschrift als de werknemer daarom vraagt.

Communicatie

Informeer relaties over het vertrek van de werknemer. Stel deze zo mogelijk ook voor aan de opvolger.
Verwijder contactgegevens van de bedrijfswebsite.
Wat moet er gebeuren met de mailbox van de werknemer?
Laat voicemail doorverwijzen naar een collega.

Inleveren bedrijfseigendommen

Zorg dat werknemer alle bedrijfseigendommen inlevert: sleutels, pas, telefoon, laptop, leaseauto, tankpas, visitekaartjes.

Vertrouwelijke informatie

Documenten met vertrouwelijke info over het bedrijf moet de werknemer inleveren, maar hoe zit het met gegevens over omzet? En klantgegevens?
Laat de medewerker zo nodig een geheimhoudingsverklaring tekenen.

Overdracht werkzaamheden

Inventariseer de werkzaamheden van de collega. Het is handig om een document te maken met verwijzingen naar contactpersonen, telefoonnummers en dossiers in de kast.
Zorg dat het bureau van de vertrekker is opgeruimd.

Afscheid

Regel zo mogelijk een prettig afscheid; je zult elkaar in de toekomst wellicht nog tegenkomen.
Zorg voor een (kleine) attentie vanuit het bedrijf en plan een borrel als het budget en de bedrijfsregels dat toelaten. Denk na over bloemen of een cadeau.

Social media
Een onontgonnen gebied hierin is het afhandelen van socialmedia-accounts. Want van wie zijn die Twittervolgers en het netwerk dat iemand via LinkedIn heeft opgebouwd bij zijn vorige werkgever? Een schemerzone.

Beste advies: stel een socialmediaprotocol op, om problemen in de toekomst te voorkomen.

Meer informatie

Grip op ontslag

Checklist autorisatie personeelsdossier

Bewaartermijnen personeelsgegevens

Taken personeelsfunctionaris

Personeelsadvertentie

Training: Personeelszaken/HR

Dit artikel verscheen in uitgebreide vorm in Management Support Magazine maart 2013 en is van de hand van Aline de Bruin.