checklist

Procesbeschrijving: een stappenplan

Faciliteren

Stap 1: voorbereiden

Houd één week lang alles bij wat je doet. Kies wel een week die representatief is voor het jaar: een gemiddelde week dus. Doe het niet in de vakantietijd of als je tijdelijk extra taken hebt gekregen.
– Houd een notitieblok bij de hand en schrijf alles op wat je doet. Het gaat om een volledig overzicht van je werkzaamheden.
– Als je, na bijvoorbeeld een week, geen nieuwe taken hebt opgeschreven, kun je ervan uitgaan dat je een complete inventarisatie hebt.
– Loop nu nog de jaaragenda door en noteer al het werk dat slechts incidenteel voorkomt. Bijvoorbeeld: verzamelen kopij jaarverslag. Neem ook deze taken op in je overzicht.

Stap 2: overzicht maken
Deze willekeurige inventarisatie ga je omvormen tot een geordend overzicht.
– Maak een tabel in Word of Excel en maak rubrieken, bijvoorbeeld: post verwerken, vergaderen, organiseren, administreren.
– Verdeel alle taken over deze rubrieken.

Stap 3: analyseren en preciseren
Neem nu alleen die zaken op die een afgerond proces vormen. Processen zijn bijvoorbeeld:
– vergadering organiseren,
– zakenreis organiseren,
– beleidsnotitie opstellen.

Stap 4: selecteer één proces
Maak nu de keuze welk proces je het eerst volledig gaat beschrijven.
– Maak het jezelf makkelijk en kies een proces waarmee je ervaring hebt.
– Houd ook rekening met de complexiteit van het proces. Hoe minder activiteiten
(deelstappen), hoe makkelijker.

Stap 5: beschrijf het proces
– Maak weer een tabel in Word of Excel. Deze tabel bestaat uit 5 kolommen.
– Vul de 3e kolom in met alle handelingen die nodig zijn in het proces.
– Vul de 4e kolom in met alle materialen en hulpmiddelen die nodig zijn: de input.
Poststukken, documenten, dossiers, takenlijst, e-mails, agenda.
– Vul de 5e kolom in: de output. Hierin komt te staan wat je hebt toegevoegd aan alle materialen uit de 4e kolom.

Stap 6: cluster en benoem de activiteiten
De handelingen in de 3e kolom staan chronologisch in het schema. In kolom 2 komen nu de activiteiten te staan, geclusterde handelingen. Welke handelingen horen bij elkaar en welk doel hebben ze? Dit doel is de activiteit.
– Noteer in kolom 2 het doel van de activiteiten.
– Geef alle activiteiten hun eigen nummer in kolom 1.

Stap 7: geef een titel
Geef het proces een dekkende titel, bijvoorbeeld: ‘organiseren werkoverleg’ of ‘zakenreis organiseren’.

 

Reageer op dit artikel