checklist

Slim inkopen – help je bedrijf door de crisis

Faciliteren

Crisis, je leest er iedere dag over in de krant. Ontslagen zijn aan de orde van de dag. Hoe kun jij je steentje bijdragen zodat het iets minder slecht met jouw bedrijf gaat?

Je kunt helpen door slim in te kopen:

  • Inventariseer bestaand gebruik
    Het inventariseren van bijvoorbeeld de werkelijk gelezen tijdschriften kan een behoorlijke bezuiniging op het aantal abonnementen betekenen als dat al een tijdje niet gecheckt is.
  • Vraag je af of de aankoop echt nodig is
    Dit klinkt misschien kinderachtig, maar het doorlichten van bestaande aankopen binnen een bedrijf levert altijd veel succes op. Een besparing van 5 procent bij een dergelijke actie over alle aankopen die bekeken worden, is een heel voorzichtige inschatting.
  • Bundel gelijksoortige aankopen
    Wanneer je diverse keren per jaar bloemen bestelt, probeer dan een inschatting te maken van het aantal keren dat je dat doet, en probeer voor een heel jaar afspraken te maken met een bloemisterij, inclusief de kwantumkorting.
  • Sluit nú nieuwe contracten
    Benader meerdere partijen. Laat de verschillende aanbieders ook weten dat je dat doet. Dat scheelt gegarandeerd een aantal procenten in de prijs.
  • Licht bestaande contracten door
    Ook bij bestaande contracten is het nu een mooi moment om te opnieuw af te sluiten. Bij hotels bijvoorbeeld lopen de boekingen voor vergaderarrangementen terug. Ze zijn nu dan ook bereid voor veel lagere prijzen arrangementen aan te bieden.
  • Zet bestaande leveranciers onder druk
    Vertel je leveranciers dat jouw bedrijf op dit moment op de kleintjes moet letten. Met de boodschap dat je van hem als vaste leverancier verwacht dat hij zijn bijdrage aan de verbetering van de positie van jouw bedrijf levert door zijn prijzen te verlagen. De meeste leveranciers zijn hiertoe bereid. Is een leverancier dat niet, vertel hem dan dat je na afloop van het contract bij een andere leverancier gaat shoppen.
  • Verlaag voorraden
    Voorraden zijn dood kapitaal en daar verliest het bedrijf geld (rente, opslagruimte) op. Zo zijn artikelen vaak in veel te grote voorraden aanwezig. Inventariseer daarom wat er daadwerkelijk wordt gebruikt.
  • Ruil oude zaken in
    Wanneer je nieuwe meubels aanschaft, vraag dan aan de leverancier wat hij voor jullie oude meubilair overheeft. Dit levert niet alleen een besparing op, maar werkt ook mee aan het duurzame imago van jouw bedrijf.
  • Stuur op totale kosten
    Wanneer je een klusjesman laat komen, rekent die hoogstwaarschijnlijk voorrijkosten. Wanneer de voorrijkosten € 75,- bedragen en hij heeft maar een half uur werk voor € 30,-, dan is het handiger om een aantal klussen op te sparen voordat je hem laat komen.
  • Controleer facturen
    Houd bij hoeveel je hebt besteld en controleer of inderdaad datgene gefactureerd is. Je zou niet de eerste werknemer zijn die met die op het oog simpele en vervelende karweitje zijn of haar jaarsalaris terugverdient.
  • Overleg over besparingen met het management en, indien aanwezig, met inkoop
    Stel (het liefst samen met een aantal collega-secretaressen) een lijst op te stellen met ideeën voor besparing. Vervolgens dien je deze in bij het management. Werk je in een grote organisatie met een formele inkoopafdeling, ga dan vooral met deze afdeling om de tafel zitten.
Het maartnummer van Management Support Magazine staat in het teken van Officemanagement. Hierin komt onder andere voorraadbeheer aan bod!

Duurzaam kantoor: 10 tips voor de secretaresse
Checklist offerte opstellen
Checklist schoonmaak: zeven tips
Boek: Inkopen… doe je zo!
Training: FacilityACTUEEL: contracten, social media en timemanagement

Reageer op dit artikel