checklist

Voorraadbeheer: 10 tips

Faciliteren

Afhankelijk van de grootte van je organisatie ben je als secretaresse soms ook verantwoordelijk voor het voorraadbeheer van kantoorartikelen.

Hoe ga je daar slim mee om, zonder het gevoel te krijgen een winkeltje te runnen?

Karen Visser van New Broom heeft 10 tips!

2. Overleg met andere professionals. Facilities, inkoop, IT, financiën: hoe regelen we dit proces zo goed mogelijk? Maak heldere afspraken over rollen en besluitvorming.
3. Blijf bij je leest. Zorg dat je collega’s weten dat jij er niet bent om de printercartridges te vervangen of hun post-its aan te vullen. Zelfredzaamheid is het sleutelwoord.
4. Laat de sociale controle haar werk doen. Elke organisatie heeft shoppers die van ‘LVT-tjes’ houden: Leuk Voor Thuis. Straal uit richting je collega’s (in woorden en daden) dat dat hier niet past. En geef het goede voorbeeld. Helpt het niet? Een kast op een anonieme plek is altijd leger dan een kast vlakbij iemand in de buurt!
5. Ga voor volume. Eén doos printerpapier per week bestellen is een stuk onvoordeliger dan een pallet per maand. Kijk naar je bestelpatroon: waar kun je voor bulkinkopen gaan?
6. Zoek goedkope alternatieven. Besteed een rustig vrijdagmiddaguurtje aan het vergelijken van aanbieders. Het A-merk is meestal prima, maar B-merken zijn niet automatisch inferieur.
7. Houd het assortiment beperkt tot een basisset. Je kunt het zo gek maken als je zelf wilt, maar wat er niet ligt, missen ze meestal niet. En anders hoor je het wel.
8. Stimuleer ‘wc-rol-vervangend gedrag’. Niets zo ergerlijk als een lege rol in het toilet? Jazeker: een lege doos waarin nietjes zaten. Collega’s moeten weten dat ze aan de bel horen te trekken als een bepaalde voorraad de bodem nadert.
9. Geef jezelf een ritme. Plan elke maand in je agenda (of in die van een collega) een check van alle uitgiftepunten. Wat is er nog wél? Wat moet aangevuld?
10. Automatiseer je bestellingen. Als je leverancier daarvoor geen mogelijkheden biedt, maak dan zelf een lijstje dat je alleen maar hoeft aan te vinken en te verzenden.
Deze tien tips stonden in Management Support maart 2013.

1. Houd uitgiftepunten zo centraal mogelijk.
Vijf verdiepingen omhoog voor een paperclip is wat omslachtig, maar elke vijf meter een kantoorartikelenkast is overdone. Zoek de balans!

2. Overleg met andere professionals.
Facilities, inkoop, IT, financiën: hoe regelen we dit proces zo goed mogelijk? Maak heldere afspraken over rollen en besluitvorming.

3. Blijf bij je leest.
Zorg dat je collega’s weten dat jij er niet bent om de printercartridges te vervangen of hun post-its aan te vullen. Zelfredzaamheid is het sleutelwoord.

4. Laat de sociale controle haar werk doen.
Elke organisatie heeft shoppers die van ‘LVT-tjes’ houden: Leuk Voor Thuis. Straal uit richting je collega’s (in woorden en daden) dat dat hier niet past. En geef het goede voorbeeld. Helpt het niet? Een kast op een anonieme plek is altijd leger dan een kast vlakbij iemand in de buurt!

5. Ga voor volume.
Eén doos printerpapier per week bestellen is een stuk onvoordeliger dan een pallet per maand. Kijk naar je bestelpatroon: waar kun je voor bulkinkopen gaan?

6. Zoek goedkope alternatieven.
Besteed een rustig vrijdagmiddaguurtje aan het vergelijken van aanbieders. Het A-merk is meestal prima, maar B-merken zijn niet automatisch inferieur.

7. Houd het assortiment beperkt tot een basisset.
Je kunt het zo gek maken als je zelf wilt, maar wat er niet ligt, missen ze meestal niet. En anders hoor je het wel.

8. Stimuleer ‘wc-rol-vervangend gedrag’.
Niets zo ergerlijk als een lege rol in het toilet? Jazeker: een lege doos waarin nietjes zaten. Collega’s moeten weten dat ze aan de bel horen te trekken als een bepaalde voorraad de bodem nadert.

9. Geef jezelf een ritme.
Plan elke maand in je agenda (of in die van een collega) een check van alle uitgiftepunten. Wat is er nog wél? Wat moet aangevuld?

10. Automatiseer je bestellingen.
Als je leverancier daarvoor geen mogelijkheden biedt, maak dan zelf een lijstje dat je alleen maar hoeft aan te vinken en te verzenden.

Deze tien tips stonden in Management Support maart 2013. 

10 tips om inbraak te voorkomen
Hoe bespaar je op papier?
Tips voor het inkopen van drukwerk
Tips en vragen bij het selecteren van een relatiegeschenk
Training: De secretaresse als facilitator

Reageer op dit artikel