checklist

Zo bespaar je op kantoorartikelen

Faciliteren

Kantoorartikelen kunnen qua uitgaven een spreekwoordelijke ijsberg zijn, want de verborgen kosten zijn vaak schrikbarend hoog. Ben jij deels verantwoordelijk voor de inkoop ervan, dan kun je de kosten flink naar beneden brengen. Wim Nieland geeft tips voor lean inkoop.

Zo bespaar je op kantoorartikelen

Do’s:

  • Selecteer de grootste omzetcategorieën
    Maak op artikelniveau een overzicht van de kantoorartikelen die je het afgelopen jaar hebt besteld. Sorteer deze lijst op inkoopomzet van groot naar klein. Neem de top 70% van de totale waarde in dit overzicht en laat de potentiële leveranciers voor dit mandje met kantoorartikelen offreren. Op deze manier heb je verreweg het belangrijkste deel van het kernassortiment geborgd.
  • Organiseer een elektronische veiling
    Voor de inkoop van kantoorartikelen kun je prima een elektronische veiling (een soort Marktplaats waarbij de prijs naar beneden gaat in plaats van omhoog) organiseren. Dit is wel werk voor de afdeling inkoop. Dit kan een prijsreductie van 50% opleveren.
  • Maak verwachtingen expliciet
    Geef de potentiële leveranciers in een heldere offerte-aanvraag duidelijk aan wat de wederzijdse rollen zijn in de toekomstige samenwerking. Wat verwacht je precies? Maak dat klip en klaar. Doe je dat niet, dan bespaar je misschien een (klein) beetje tijd in het voortraject, maar het gaat je beslist veel meer tijd en energie kosten in de toekomst.
  • Werk met een slagvaardig team
    Houd de omvang van het inkoopteam beperkt. Formeer een klein team van louter inkopers en logistici. Daarbij is het uiteraard wel zaak dat je invloedrijke gebruikers betrekt bij het samenstellen van het assortiment.

Dont’s

  • Lock-in
    Zorg ervoor dat je niet afhankelijk wordt van het bestelsysteem van de leverancier. Als het er op neerkomt dat je na implementatie van het systeem niet meer kunt switchen van leverancier, dan heb je in feite je eigen monopolist gecreëerd. Zo’n situatie is te voorkomen door gebruik te maken van een leveranciersonafhankelijk bestelsysteem.
  • Merk-fetisjisme
    Specificeer merkonafhankelijk zodat private labels van leveranciers niet uit de boot vallen. Deze eigen merken zijn over het algemeen goed. De marge voor de leveranciers hierop is groter is dan die op A-merken. Dat betekent dat de leverancier je voor een private label ook betere condities kan geven. Let er bij de inkoop van private label printercartridges op dat je niet in aanvaring komt met de garantiebepalingen van de printerfabrikant. Die kunnen voorwaarden stellen voor het gebruik van ‘originele’ producten.
  • Prijs-fetisjisme
    Natuurlijk is een lage prijs leuk maar het is verstandiger de total cost of ownership (TCO) in beschouwing te nemen. Inzicht in de TCO krijg je door naast de productkosten ook de bestelkosten, voorraadkosten, betalingskosten en logistieke kosten in ogenschouw te nemen.
  • Oogkleppen opzetten
    In bepaalde organisaties gaat er relatief weinig geld om in kantoorartikelen, maar dat wil nog niet zeggen dat het helemaal niemand iets interesseert. Het tegendeel is waar: iedereen heeft per slot van rekening met kantoorartikelen te maken en dus heeft ook iedereen er een mening over. Weet welke emoties meespelen. Vergeet niet dat het al dan niet succesvol implementeren van een nieuw (internet)bestelsysteem afhangt van de interne medewerking van velen.
Reageer op dit artikel