Jij managet voor hem. Jij bent zijn:

• timemanager
• emotiemanager
• bureaumanager: organisator, communicator, coördinator

Tips voor jou als timemanager

• Neem de tijd voor werkoverleg.
• Plan dat bij voorkeur dagelijks in.
• Neem agenda, dag- c.q. weekplanning door.
• Stel prioriteiten.
• Leer hem om minder ‘ad hoc’ te werken.
• Bekijk samen wat zijn tijdvreters zijn.
• Houd ruim rekening met reistijd bij externe afspraken.
• Combineer afspraken voor hem in eenzelfde regio.
• Creëer tijd voor je ‘eigen’ werk, dus stuur je manager af en toe ‘de vloer’ op.
• Houd hem ook aan deadlines.
• Bewaak zijn deadlines.
• Bewaak zijn follow-up.

Tips voor jou als emotiemanager

• Een van de valkuilen van de drukbezette manager is dat hij tekortschiet in het contact houden met de eigen mensen. Een van jouw belangrijkste taken als ‘manager van je manager’ is dan ook om hem hierop te wijzen.
• Plan met de regelmaat van de klok ‘bijpraatmomenten’ met de medewerkers in.
• Stuur hem ook de vloer op, de kantoren in.
• Attendeer hem op gevoelens van onvrede van de medewerkers.
• Maak hem attent op verjaardagen en andere persoonlijke gebeurtenissen.
• Beschouw jezelf als zijn ambassadeur binnen het bedrijf.
• Beschouw jezelf ook als ambassadeur van het bedrijf.
• Treed op als relatiemanager.

Leer hem (indien nodig):

• te zeggen waar hij naartoe gaat;
• je als praatpaal te beschouwen;
• aan jou te delegeren;
• dat ook jouw mening van belang is;
• dat je zelf goed met verantwoordelijkheden kunt omgaan;
• dat jij als zelfstandige secretaresse hem 50% van zijn tijd kunt besparen.

Tips voor jou als bureaumanager

• Behandel de post, filter en sluis door.
• Bespreek de post.
• Bespreek de komende vergaderingen.
• Voeg relevante stukken bij, stel concepten op.
• Bewaak de bij anderen ‘uitgezette’ post.
• Laat alle e-mail via jou lopen.
• Filter de telefoongesprekken.
• Verbind niet alles door.
• Handel zo veel mogelijk telefoontjes zelf af.
• Geef zo min mogelijk mensen het nummer van zijn mobiele telefoon.

De secretaresse als manager
Vergeet jezelf niet
Wat verwacht een manager van jou als secretaresse?
Boek: Manage je manager
Training: Manage je manager