Ben jij officemanager, hoofd secretariaat of teamleider back office? Dan sta je ongetwijfeld regelmatig voor de keuze: zelf doen of delegeren? Hoe pak je dit handig aan? Hoe omzeil je de valkuilen? Lees de volgende tips.

Tip 1: Hoe kijk je tegen delegeren aan?

Als het over de schutting gooien van werk? Als het afschuiven van verantwoordelijkheden? Als inefficiënt? Pak je de desbetreffende taak zelf op, dan is de klus tenminste snel en afdoende geklaard. Delegeren is echter de normaalste zaak van de wereld. Het houdt in dat je een ander inzet voor het behalen van je resultaten, waarbij je wel zelf de eindverantwoordelijkheid behoudt. Het hoort erbij, je mág het doen en in veel gevallen móét het zelfs! Je creëert er ontwikkelkansen mee voor jezelf en voor de ander. Die krijgt immers de gelegenheid om zich nieuwe vaardigheden en kennis eigen te maken en ervaring op te doen. Jij krijgt eindelijk tijd om mee te denken over dat nieuwe project waarvoor het MT jouw input gevraagd heeft. Motiverend voor jou én motiverend voor je collega.

Tip 2: Pak het degelijk aan

Delegeren doe je niet tussen neus en lippen door:

• Start met het inventariseren van taken die je mogelijk bij een collega zou willen leggen. Kijk hoe het staat met haar bereidheid en bekwaamheid om de betreffende taakop te pakken. De mate van steun en sturing die je vervolgens biedt hangt daarvan af (zie ook tip 3).
• Bespreek wat de taak inhoudt en vooral ook welk resultaat je wilt. Dit resultaat kun je SMART maken: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Zo zijn de verwachtingen helder.
• Stel beschikbaar wat nodig is aan uren en middelen en budgetteer deze. Spreek af welke bevoegdheden overgedragen worden, zoals het inkopen van bijvoorbeeld promotiemateriaal of diensten van een drukkerij.
• Plan vervolgens voortgangsevaluaties in (en indien van toepassing een eindevaluatie). Daarin zorg je voor feedback, zodat je collega groeit in de uitoefening van haar nieuwe taak. Met jouw gefundeerde tops en tips groeit ze van trots.
• En verder… laat het los! Sta open voor vragen, maar geef je collega vooral de gelegenheid om het op haar manier te ontdekken en aan te pakken. Grijp alleen in als dat echt niet anders kan.

Tip 3. Bepaal de mate van sturing en steun

Iemand die nog niet zo bekwaam is, heeft veel sturing en instructie nodig. Het rendement van delegeren volgt dan pas wat later; je zult eerst moeten investeren. Bij iemand die minder gemotiveerd is maar wel kundig, kun je bereidheid creëren door haar mee te laten denken over de aanpak. Steun haar met het stellen van coachende vragen. Overtuig haar ervan dat zij de juiste persoon is om dit varkentje te wassen. Dat zal haar betrokkenheid en plezier vergroten, en de kwaliteit van het resultaat verhogen. Collega’s die zowel kundig als gemotiveerd zijn kun je het best de vleugels laten uitslaan en je er zo min mogelijk mee bemoeien.

Tip 4. Delegeer met aandacht voor de relatie

Aandacht voor de werkrelatie is altijd belangrijk en zeker als je delegeert. Door met sensitiviteit en inlevingsvermogen met je collega om te gaan, kweek je goodwill en kun je veel sneller schakelen als er een kink in de kabel komt. Deze snelle en gemakkelijke manier van communiceren over de inhoud van het werk ontstaat niet altijd vanzelf. Daarvoor is aandacht voor het proces nodig. Stap dus uit de inhoud als je signalen krijgt dat dat nodig is. Laat doelen, taken en resultaten dan even voor wat ze zijn en zorg dat eerst op tafel komt wat er zich onder de oppervlakte afspeelt.

Tip 5. Onderken je valkuilen en verander je gedachten erover

Een aantal herkenbare valkuilen bij delegeren vind je hieronder – mét een omdenker voor een gezonde mindset:

• Je voelt je over-verantwoordelijk. Als je alleen al aan delegeren dénkt voel je je al bezwaard. Houd in de gaten dat je zowel jezelf als je collega kansen ontzegt als je al het werk bij jezelf houdt: de kans om op nieuwe terreinen te leren, de kans om door te groeien in de complexiteit van je werk. Dat vergt een investering die zich zal terugbetalen in verbreding en verdieping van ieders ervaring en competenties. En in uitbreiding van loopbaankansen.
• Je ‘vertrouwt erop’ dat de ander haar verantwoordelijkheid zal nemen. Je mag toch verwachten dat ze de gedelegeerde taak naar behoren oppakt? Of is dit stilletjes een excuus om de ander niet te hoeven aanspreken op laksheid of fouten? Je bent niet de enige die dit lastig vindt. Wees je ervan bewust dat dit een hobbel voor je is en neem ‘m toch maar – professioneel confronteren is soms nodig en het is gelukkig te leren! Bovendien: het hoort bij de eindverantwoordelijkheid, die nog steeds bij jou ligt. Zo kun jij weer gefundeerd verantwoording afleggen bij jouw leidinggevende.
• Je verwacht perfecte en gedetailleerde resultaten, exact zoals jij ze zou hebben geleverd. Dat kan dus niet. Fouten en grove onvolledigheden stel je aan de orde. Maar niet iedereen is zo op details ingesteld als jij. Accepteer de eigen kleur die je collega geeft aan de wijze waarop ze haar nieuwe taak invult.
• Je gaat er met je neus bovenop zitten en geeft je collega geen ruimte. Eh… back off! Durf je collega eventjes te laten klunzen. Daar leert ze van en jij… jij leert geduld te hebben tot de voortgangsevaluatie.
• Je pakt de helft van het werk terug bij één kik van je ‘hulpeloze’ collega. Die leert daar niets van en jij zit weer met een overvol takenpakket. Soms moeten jullie samen door de zure appel heen van zijn/haar ‘bewust onbekwame’-fase. Niet de leukste, wel de leerzaamste fase! Vertrouw erop dat zij haar oplossingen (noodgedwongen) wel vindt, als jij haar daarin aanmoedigt en coacht.

Bekijk ook de workshop Omgaan met emoties eens van Heleen ter Avest tijdens de Workshopdagen 2014.