tips & tricks

Externe communicatie: welke schrijfstijl gebruik je?

Geen categorie

Het is belangrijk dat je als managementondersteuner professioneel kunt omgaan met verschillen in stijl, toon en woordkeuze in externe schriftelijke communicatie. Je hebt dan meer kans dat je je doel bereikt. Zoudt u mij uw schrijven voor de eerste van de volgende maand kunnen doen toekomen? Past deze zin in jouw externe communicatie? Waarschijnlijk schrijf […]

Externe communicatie: welke schrijfstijl gebruik je?

Het is belangrijk dat je als managementondersteuner professioneel kunt omgaan met verschillen in stijl, toon en woordkeuze in externe schriftelijke communicatie. Je hebt dan meer kans dat je je doel bereikt.

Zoudt u mij uw schrijven voor de eerste van de volgende maand kunnen doen toekomen? Past deze zin in jouw externe communicatie? Waarschijnlijk schrijf je liever: Graag ontvang ik uw reactie voor 1 november 2014. Professioneel betekent niet dat je teruggrijpt op de ouderwetse schrijfstaal van vijftig jaar geleden. Voor eigentijdse brieven en e-mails gelden andere normen. Eerst en vooral gaat het erom dat de lezer geen moeite hoeft te doen om jouw woorden en zinnen te begrijpen en zich bovendien aangesproken voelt.

Aansprekende externe communicatie

Waarschijnlijk schrijf je elke dag verschillende e-mails aan je collega’s. Natuurlijk moet ook in die berichten je taal verzorgd en je spelling foutloos zijn. Wat stijl, toon en woordkeuze betreft, zul je niet zo gauw de mist ingaan. Je kent je collega’s immers en je weet hoe je hen het beste kunt aanspreken. In externe communicatie ligt dat vaak wat moeilijker. Soms ken je de geadresseerde niet of niet goed en bovendien kan het soms gepast zijn om wat afstand te bewaren. Ook gelden er andere beleefdheidsnormen dan wanneer je aan collega’s of goede bekenden schrijft. Die afstand en die beleefdheid moet je echter niet in ouderwets taalgebruik vertalen. Vaak zie je dat wel gebeuren, met als gevolg dat de lezer een verkeerd beeld van jou of jouw organisatie krijgt en zich niet aangesproken voelt.

Jip-en-Janneketaal?

Organisaties vragen hun medewerkers meestal een bepaalde stijl te gebruiken. In hun huisstijl leggen ze afspraken vast, niet alleen over lettertypen en steunkleuren en dergelijke, maar als het goed is ook over taalgebruik. Daarin wordt bijvoorbeeld voorgeschreven hoe je de aanhef en de afsluiting van brieven moet verwoorden. Dergelijke handleidingen over taalgebruik zijn het meestal over één ding eens, namelijk dat de taal die medewerkers gebruiken van deze tijd moet zijn. Eigentijds taalgebruik dus. Maar wat is dat eigenlijk? Voorstanders van de ouderwetse schrijftaal zeggen dat ze geen Jip-en-Janneketaal willen schrijven. Maar in ‘Jip en Janneke’ staat bijvoorbeeld: Jip en Janneke moeten naar de dokter. Ze zijn niet ziek hoor. Nee, helemaal niet. Maar de dokter moet hen onderzoeken. Want ze zien zo bleek. Moeder gaat mee. In ouderwetse schrijftaal is dat: Aangezien een tweetal kinderen, te weten Jip en Janneke, een enigszins bleke gelaatskleur vertonen, wordt het raadzaam geacht dat zij zich voor een consult naar een arts begeven. De kinderen worden door hun moeder vergezeld. Beide schrijfstijlen zijn niet geschikt voor professionele, eigentijdse correspondentie. Maar hoe moet het dan wel?

Woordkeuze en zinsbouw

In het algemeen geldt dat je moet proberen je woordkeuze en zinsbouw zo eenvoudig mogelijk te houden. Voor de woordkeuze is de eerste tip: gebruik ‘normaal’ Nederlands. Vermijd poeha, dikdoenerij en dure woorden. Zorg er verder voor dat alles maar op één manier is uit te leggen. Gebruik je bijvoorbeeld verwijswoorden (zoals deze en dat), wees er dan zeker van dat die maar naar één eerder genoemd begrip kunnen verwijzen (zoals die in deze zin alleen maar naar verwijswoorden kan verwijzen). Je maakt het je lezers ook gemakkelijk door dezelfde woorden voor dezelfde begrippen te gebruiken en door afkortingen, voorzetseluitdrukkingen en werkwoordelijke uitdrukkingen te vermijden. Gebruik dus bijvoorbeeld niet de voorzetseluitdrukking ten behoeve van, maar het voorzetsel voor. En gebruik niet de werkwoordelijke uitdrukking een voorstel doen, maar het werkwoord voorstellen. Wat de zinsbouw betreft is het raadzaam niet meer dan één bijzin te gebruiken en om de zinslengte te variëren. Wissel dus kortere zinnen met wat langere af, waarbij je het beste op een gemiddelde van 12 tot 15 woorden per zin kunt uitkomen. Gebruik je opsommingen, zorg er dan voor dat de opgesomde onderdelen allemaal dezelfde vorm hebben.

Publiekgericht schrijven

Een belangrijke eis aan externe communicatie is dat je publiekgericht communiceert. Je moet er met andere woorden rekening mee houden wie je lezers zijn. Voor kinderen schrijf je anders dan voor volwassenen, voor ongeschoolden schrijf je anders dan voor academici. Al je lezers zullen verwachten dat je actueel, effectief en foutloos schrijft, maar in de ene situatie kun je wat creatiever in je taalgebruik zijn dan in de andere. Solliciteer je bijvoorbeeld naar de functie van telefoniste bij een gemeente, dan kun je je brief beginnen met bijvoorbeeld Met deze brief solliciteer ik naar de functie van telefoniste. Maar solliciteer je naar de functie van telefoniste bij het jongerenweekblad 7Days, dan kun je ook beginnen met Werken bij 7Days lijkt me fantastisch! Schrijf je een brief naar gemeenten over een provinciale herindeling, dan kun je beginnen met bijvoorbeeld Met deze brief geven wij u informatie over het herindelingsbesluit. Maar schrijf je hierover een brief naar de inwoners van gemeenten, dan kun je beginnen met Wij begrijpen dat u graag wilt weten wat de herindeling van uw provincie inhoudt.

Lezers zijn lui

Bedenk dat de lezer, vooral als de motivatie om jouw tekst te lezen ontbreekt, een luie lezer is. Je moet het hem daarom zo gemakkelijk mogelijk maken. Dat betekent dat de informatie die je communiceert, helder moet zijn, prikkelend en informatief. Geef in ieder geval nooit te veel informatie, anders haakt je lezer af. Verplaats je in je lezer en probeer vast te stellen welke vragen hij heeft. Beantwoord vervolgens die vragen in je tekst. Je maakt het de lezer ook gemakkelijk door een logische, indien mogelijk vaste volgorde in je tekst te gebruiken. Laat met informatieve kopjes zien welke volgorde dat is. Motiveer de lezer door te gaan met lezen door een positieve stijl te gebruiken. Benadruk bijvoorbeeld de voordelen van wat je beschrijft. En gebruik geen woorden als helaas, jammer genoeg en onmogelijk. Belangrijk is vooral ook om je tekst positief te eindigen. Kies ook eens voor een ander perspectief, bijvoorbeeld van Wij sturen u naar U ontvangt van ons. Spreek de lezer aan met u of je, maar blijf in ieder geval altijd beleefd. Je helpt luie lezers door voor een overzichtelijke lay-out te zorgen, met een duidelijke alinea-indeling, tussenkopjes, overkoepelende (begin)zinnen, opsommingen en kaderteksten. Zorg wel voor rust in het beeld, want overdaad schaadt. Tot slot kun je veel leren van anderen. Verzamel daarom teksten die je krijgt toegestuurd of kijk op internet hoe andere bedrijven het doen. Noteer wat je aanspreekt en wat niet.

Angela Wijers is neerlandica en geeft onder meer de trainingen Bewust schriftelijk communiceren en Bewust mondeling communiceren (managementsupport.nl/opleidingen). Ze is gespecialiseerd in mondelinge en schriftelijke communicatie, sociale vaardigheden en persoonlijke ontwikkeling.

Door neerlandica Angela Wijers. Ze geeft onder meer de trainingen Bewust schriftelijk communiceren en Bewust mondeling communiceren van Management Support.
Kijk voor meer informatie ook op www.awtrainingen.nl

Reageer op dit artikel