blog

Alle assistenten proactief?

Plannen en organiseren

Je moet als assistant vooral proactief zijn. Een dienstverlenende houding is onvoldoende. Maar wat het ís, wordt niet altijd even duidelijk. Peter Vos legt uit.

Alle assistenten proactief?

Is proactiviteit de kerncompetentie die alle andere competenties in de schaduw stelt? Het lijkt er wel op… In veel vacatures zie je dit begrip dan ook terug. Je moet vooral proactief zijn. Een dienstverlenende houding is onvoldoende. Maar wat het ís, wordt niet altijd even duidelijk.

Wanneer ik aan assistenten vraag wat proactiviteit inhoud, hoor ik vaak: vooruitdenken, meedenken en dan conform handelen. Welk concreet gedrag er precies bij hoort en of iedereen het kan (leren) is onduidelijk.

Proactief functioneren: een definitie

Ergens las ik de volgende definitie: “Proactief zijn is het besturen van de eigen functie en het eigen functioneren nu en in de toekomst. Het nemen van verantwoordelijkheid voor het eigen handelen zonder gehinderd te worden door de omgeving.”

Met andere woorden: als je proactief bent dan neem je het heft in handen, ben je zelfstandig, maak je keuzes en neem je beslissingen. Je kijkt over grenzen heen, neemt risico’s, zoekt alternatieve oplossingen voor uitdagingen en je laat je niet belemmeren door zaken als interne cultuur, organisatiestructuur, collega’s, leidinggevenden, procedures en middelen.

Op grond van bovenstaande is proactiviteit een enorme uitdaging. Misschien wel een onbegonnen zaak. Ik zal het simpeler maken.

(Re)actief versus proactief

Het volgende voorbeeld maakt veel duidelijk. Als jou wordt gevraagd om een eikel uit de boom te halen. Wat doe je dan? Klim je meteen de boom in? Ga je aan de boom schudden? Ga je onder de boom staan wachten totdat de eikel valt of vraag je eerst af: Moet ik Dit Nu Doen? en ga je, als je besluit het te doen, een slimme oplossing zoeken en toepassen (out-of-the-box denken en handelen)? Bijvoorbeeld: een vogel vragen je naar boven te vliegen. Of had je de eikel al uit de boom gehaald nog vóór je de vraag kreeg, omdat je wist dat de vraag ging komen?

De meeste assistenten gaan meteen iets doen: actief. En tegelijkertijd ook reactief omdat de actie volgt op een vraag van de ander. De proactieve werkwijze lijkt bij hooguit 20% gemeengoed te zijn.

Erg? Nee, ik denk het niet. Al mag het percentage proactieve assistenten best wat hoger. Uiteraard kan en hoeft niet iedereen en altijd proactief zijn. In veel situaties is (re)actief denken en handelen oké. Voor velen is de uitdaging om situationeel het juiste gedrag te vertonen. Niet altijd (re)actief of proactief, maar passend in de situatie. Een overschot aan proactiviteit in een organisatie werkt niet, zeker niet als er een tekort is aan (re)activiteit. Denk daar maar eens over na.

Regelmatig evalueren en reflecteren helpt om proactiviteit te verhogen

Sta af en toe eens stil bij de volgende vragen:

– wat wilde ik bereiken?
– heb ik bereikt wat ik wilde bereiken?
– hoe komt het dat ik wel of niet bereikt heb wat ik wilde bereiken?
– wat is mijn aandeel in het succes?
– wat is mijn aandeel in het falen?
– hoe ga ik het de volgende keer aanpakken?
– welke alternatieven zijn er?

Proactiviteit is time- en zelfmanagement gecombineerd met een effectieve manier van communiceren en beïnvloeden

4 belangrijke aspecten die je zeker zullen helpen om je spoor te trekken op het pad naar proactiviteit

– doelen stellen en er daadwerkelijk aan werken,
– prioriteiten stellen en volhouden,
– plannen
– nee-zeggen (op een ja-manier)

Nog een paar algemene tips

– Weet waar je goed in bent en waar je minder goed in bent en wees daar open over.
– Vraag ook anderen om feedback om een realistisch zelfbeeld te vormen.
– Onder- of overschat jezelf niet.
– Doe waar je goed in bent!
– Evalueer en reflecteer (zie boven).
– Zoek bondgenoten.

Auteur: Peter Vos geeft onder meer de training Timemanagement en is co-auteur van Het Projectassistentboek.

Reageer op dit artikel