checklist

Een succesvolle uitnodiging versturen

Plannen en organiseren

Hoe verhoog je de respons op je uitnodiging?

Hoe zorg je ervoor dat de uitnodiging voor een evenement aantrekkelijk is en een duidelijke boodschap heeft? Hoe prikkel je de lezers en verleid je ze om te komen? Met andere woorden: hoe verhoog je de respons? Dit doe je door:

1) …je adressenbestand up to date te houden.

2) …tijdig de uitnodiging te versturen, zodat men op de hoogte is en men ruimte kan maken in de agenda.

3) …de genodigden persoonlijk aan te spreken, dit vergroot de attentiewaarde.

4) …een korte, bondige tekst te schrijven en meteen de belangrijkste zaken te melden zoals titel en (eventueel) thema.

5) … te zorgen dat de uitnodiging opvalt, door een gadget bijvoorbeeld of een vrolijk gekleurde envelop.

6) …de vormgeving, het taalgebruik en de kleurstelling te laten aansluiten op het evenement.

7) …te zorgen voor een eenvoudige, laagdrempelige antwoordmogelijkheid.

8) … de aanmeldingen schriftelijk te bevestigen.

9) …meerdere contactmomenten met je doelgroep te hebben. Zo genereer je steeds weer aandacht voor je evenement.

Contactmomenten, oftewel drukwerkonderdelen in het uitnodigingstraject:

– vooraankondiging;
– uitnodiging met antwoordmogelijkheid;
– bevestigingsbrief met routebeschrijving;
– reminder uitnodiging of reminder bevestiging;
– enveloppen;
– toegangskaarten;
– parkeerkaarten;
– leaflets, posters, flyers.

Checklist uitnodigingen
Checklist uitnodigingsprocedure
Checklist offerte drukwerk
Checklist drukopdrachten
Boek: Werkwijzer Succesvolle evenementen
Training: Evenementen organiseren

Reageer op dit artikel