checklist

Samenstellen van een team voor de organisatie van een evenement

Plannen en organiseren

Je leidinggevende vraagt je een evenement te organiseren. De eerste vraag die je jezelf dan moet stellen, is of je het evenement alleen gaat organiseren

of dat het verstandig is om dit met anderen te doen. Bijvoorbeeld omdat je zelf wel in een aantal onderdelen goed bent, maar op een aantal andere onderdelen hulp nodig hebt. Of omdat de organisatie zo veel tijd in beslag zal nemen, dat je die tijd er eenvoudigweg niet voor vrij kunt maken.

Als er meerdere personen bij betrokken zijn, dan is de teamsamenstelling misschien voor een deel al bepaald door je leidinggevende. Wanneer je nog invloed kunt uitoefenen op de teamformatie of als het team nog in zijn geheel moet worden samengesteld, vraag je dan af of alle benodigde vaardigheden voldoende aanwezig zijn met de mensen waaruit het team wordt samengesteld.

De vaardigheden en kennis waarover een goede organisator of goed organisatieteam beschikt, zijn de volgende (in willekeurige volgorde):

  1. inlevingsvermogen (zich kunnen verplaatsen in de doelgroep);
  2. onderdelen naadloos op elkaar aan kunnen laten sluiten (zowel logistiek als thematisch);
  3. oog voor élk detail zonder de rode draad te verliezen;
  4. flexibiliteit en improvisatievermogen;
  5. marktkennis (weten wat er in de evenementenmarkt te koop is);
  6. kennis van technische en praktische gegevens (zoals kengetallen, minimaal benodigde voorzieningen en wettelijke vereisten);
  7. verworven kennis creatief kunnen toepassen;
  8. een projectmanager, coördinator en inkoper tegelijk kunnen zijn;
  9. denken vanuit een marketingdoelstelling en deze vertalen naar een geschikt evenementenconcept;
  10. ervaring.

Organisatieteam voor evenementen samenstellen
Evenement organiseren: doelgroep typeren
Onderhandelen over de prijs
Boek: Evenementen Support
Training: Evenementen organiseren

Reageer op dit artikel