checklist

De zes fases in een project

Plannen en organiseren

In organisaties wordt er steeds meer projectmatig gewerkt. Grote kans dat jij als secretaresse hier ook mee te maken krijgt.

Elk project kent zes fases. Door de activiteiten die gepland en uitgevoerd moeten worden op te delen in fases, houd je overzicht over het totale project. Je kunt de fases ook gebruiken als kapstok om soortgelijk werk samen te voegen.

Initiatieffase (oriëntatiefase)

Doelstelling: het nagaan of alle betrokkenen globaal hetzelfde projectresultaat nastreven en of alle betrokkenen de activiteiten projectmatig willen aanpakken.

Vragen:

  • Wat is het eigenlijke probleem/de eigenlijke opdracht?
  • Welk doel willen we bereiken?
  • Wat moet het resultaat zijn?
  • Zijn zaken met de opdrachtgever besproken?
  • Is steun van de opdrachtgever gegarandeerd?
  • Zijn globale grenzen helder (afbakening)?
  • Zijn de voor- en nadelen van het projectmatig werken besproken?
  • Is de plaats van het project duidelijk (onder directie of een afdeling)?
  • Wie gaat de projectopdracht opstellen?

Definitiefase

Doelstelling: het formuleren van de eisen en wensen die nodig zijn om het eindresultaat te bereiken.

Vragen:

  • Wat willen we bereiken?
  • Binnen welke tijd?
  • Wat mag het kosten?
  • Wat moet het opleveren?
  • Wat is niet toegestaan?
  • Wat is wel toegestaan?
  • Te verrichten inhoudelijk werk: duidelijk, compleet en afgesproken?
  • Welke werkinstructies moeten worden gemaakt?
  • Hoe gaan we faseren?
  • Hoe regelen we de terugkoppeling?
  • Wie zijn erbij betrokken?
  • Welke eventuele verdere randvoorwaarden zijn gesteld?

Ontwerpfase

Doelstelling: het vinden van oplossingen om het uiteindelijke projectresultaat te bereiken.

Vragen:

  • Hoe kunnen we het eindresultaat specificeren?
  • Welke gegevens hebben we nodig?
  • Kunnen we een activiteitenplan opstellen?
  • Zijn er deelprojecten noodzakelijk?
  • Kunnen we een tijdsplanning maken?
  • Kunnen we de kosten specificeren?
  • Welke beperkingen zijn er?
  • Hebben we derden nodig?
  • Zijn bevoegdheden duidelijk?
  • Is er een taakverdeling te maken?

Voorbereidingsfase

Doelstelling: de oplossingen van de ontwerpfase zo voorbereiden dat het eindresultaat praktisch te realiseren is.

Vragen:

  • Welke instructies moeten we maken?
  • Welke inkopen of hulpmiddelen moeten we regelen?
  • Moeten we derden contracteren?
  • Moeten we opleiding en training organiseren?
  • Is het draaiboek al gereed?

Realisatiefase

Doelstelling: het daadwerkelijk uitvoeren van het projectresultaat.

Vragen:

  • Is alles conform programma uitgevoerd?
  • Is bijstelling van het programma nodig?
  • Is er een nazorgprogramma ontwikkeld?

Nazorgfase

Doelstelling: het tot een minimum terugbrengen van eventuele klachten, storingen en onderhoud aan het projectresultaat.

Vragen:

  • Is het gebruik conform verwachtingen?
  • Zijn knelpunten opgelost?
  • Is er een onderhoudsprogramma opgesteld?

 

Checklist evenementen organiseren
Opstartvergadering evenementorganisatie
Grid Projectmanagement
Grid Kostenbegroting Projecten
Boek: Werken in projecten
Training: Projectmanagement

Reageer op dit artikel