checklist

Briefing evenement

Plannen en organiseren

Wat zet je in je briefing voor een groot evenement?

  • Je beschrijft de organisatie:
  • Kernwaarden
  • Kerntaken
  • Missie, visie en ambities
  • Organisatiestructuur
  • Aantal medewerkers
  • Mogelijke partners
  • Etc.

Je beschrijft de opdracht:

  • Reden
  • Thema
  • Kernwaarden
  • Boodschap en eventuele subboodschappen
  • Datum, plaats en tijd van het evenement
  • Planning
  • Budgetindicatie
  • Aard van het evenement
  • Aantal (buitenlandse) gasten
  • Omschrijving doelgroep
  • Programmaonderdelen en korte omschrijving per onderdeel
  • Soort entertainment
  • Catering
  • Opdracht aan het bureau
  • Verwachtingen
  • Organisatie en taakverdeling in de eigen organisatie

Klein evenement
Voor een klein evenement kun je het simpel houden. Hieronder een voorbeeld van zo’n briefing: organisatie van een evenement voor klanten.

Inleiding
Op 15 juni organiseert ons bedrijf een ‘zomerborrel’ voor klanten. Dit is de eerste zomerborrel die we organiseren, we zijn van plan dit vaker te gaan doen. De locatie is bij ons op kantoor, met gebruik van de tuin.

Wie komen
Uitgenodigd worden: alle relaties van onze accountmanagers, dus vaste en potentiële klanten. Verwacht aantal deelnemers: 70-100, inclusief onze eigen medewerkers.

Doel
Feestelijke start van de zomer, een cadeautje voor onze relaties. Nader kennismaken met onze klanten, hen vertellen over het bedrijf. Klanten een goed gevoel over de relatie meegeven. Potentiële klanten: basis leggen voor een acquisitiegesprek.

Programma
16.00 uur Ontvangst
16.30 uur Welkomstwoord directeur Leuke act
16.45 uur Kort inhoudelijk programma
17.00 – 18.30 uur Netwerkborrel met bbq

Opdracht
Van jullie als bureau willen wij graag ontvangen:

  • voorstel voor een kort inhoudelijk programma met als doel (nadere) kennismaking tussen onze accountmanagers en de aanwezige klanten
  • voorstel voor de act
  • uitwerking van het programma tot een draaiboek
  • ontwerp en inhoud uitnodiging (wordt per mail verstuurd)
  • voorstel voor catering
  • voorstel voor nazorg: bericht achteraf aan alle genodigden planning

Budget
Het totaalbudget voor deze opdracht is € 5.000,-, inclusief jullie kosten.

Contactpersoon
Jullie contactpersoon bij ons bedrijf is Sandra van Dijk, [contactgegevens]. Zij ontvangt graag uiterlijk [datum] de eerste opzet.

Draaiboek uitvoering evenement
Checklist evenementen organiseren
Tijdschema programmaonderdelen evenement
Overzicht soorten evenementen
Boek: Evenementen Support
Training: Evenementen organiseren
Workshop: Tips en trends voor een succesvol evenement

 

Reageer op dit artikel