Je beschrijft de organisatie:
Kernwaarden
Kerntaken
Missie, visie en ambities
Organisatiestructuur
Aantal medewerkers
Mogelijke partners
Etc.

Je beschrijft de opdracht:

Reden
Thema
Kernwaarden
Boodschap en eventuele subboodschappen
Datum, plaats en tijd van het evenement
Planning
Budgetindicatie
Aard van het evenement
Aantal (buitenlandse) gasten
Omschrijving doelgroep
Programmaonderdelen en korte omschrijving per onderdeel
Soort entertainment
Catering
Opdracht aan het bureau
Verwachtingen
Organisatie en taakverdeling in de eigen organisatie

Klein evenement
Voor een klein evenement kun je het simpel houden. Hieronder een voorbeeld van zo’n briefing: organisatie van een evenement voor klanten.

Inleiding
Op 15 juni organiseert ons bedrijf een ‘zomerborrel’ voor klanten. Dit is de eerste zomerborrel die we organiseren, we zijn van plan dit vaker te gaan doen. De locatie is bij ons op kantoor, met gebruik van de tuin.

Wie komen
Uitgenodigd worden: alle relaties van onze accountmanagers, dus vaste en potentiële klanten. Verwacht aantal deelnemers: 70-100, inclusief onze eigen medewerkers.

Doel
Feestelijke start van de zomer, een cadeautje voor onze relaties. Nader kennismaken met onze klanten, hen vertellen over het bedrijf. Klanten een goed gevoel over de relatie meegeven. Potentiële klanten: basis leggen voor een acquisitiegesprek.

Programma
16.00 uur Ontvangst
16.30 uur Welkomstwoord directeur Leuke act
16.45 uur Kort inhoudelijk programma
17.00 – 18.30 uur Netwerkborrel met bbq

Opdracht
Van jullie als bureau willen wij graag ontvangen:

voorstel voor een kort inhoudelijk programma met als doel (nadere) kennismaking tussen onze accountmanagers en de aanwezige klanten
voorstel voor de act
uitwerking van het programma tot een draaiboek
ontwerp en inhoud uitnodiging (wordt per mail verstuurd)
voorstel voor catering
voorstel voor nazorg: bericht achteraf aan alle genodigden planning

Budget
Het totaalbudget voor deze opdracht is € 5.000,-, inclusief jullie kosten.

Contactpersoon
Jullie contactpersoon bij ons bedrijf is Sandra van Dijk, [contactgegevens]. Zij ontvangt graag uiterlijk [datum] de eerste opzet.

Draaiboek uitvoering evenement
Checklist evenementen organiseren
Tijdschema programmaonderdelen evenement
Overzicht soorten evenementen
Boek: Evenementen Support
Training: Evenementen organiseren
Workshop: Tips en trends voor een succesvol evenement