checklist

Praktische tips om efficiënt te werken

Plannen en organiseren

Maak gebruik van de volgende

praktische tips:

  • Houd je zo veel mogelijk aan vaste routines. Leg checklists aan voor regelmatig terugkerende zaken. Maak zo veel mogelijk gebruik van standaarddocumenten.
  • Doe bepaalde zaken op een bepaald uur. Bijvoorbeeld elke ochtend van 11 tot 12 uur.
  • Maak gebruik van je topmomenten. Doe moeilijke zaken wanneer je je het beste voelt.
  • Start als het even kan je dag met je belangrijkste taak.
  • Bouw bewust kleine onderbrekingen in. Dat houdt je op de been.
  • Bepaal zo veel mogelijk tijdslimieten per taak (ik ga hier 10 minuten aan werken).
  • Stel belangrijke maar onprettige taken niet uit: doe ze direct, dan blokkeren ze ook je creativiteit niet.
  • Maak iedere dag een dagplan met je belangrijkste taken, doe dat ook aan het einde van de dag. Dan kun je je werk beter loslaten in de avond.
  • Verdeel grote, langdurige klussen in kleinere deelklussen; stel subdoelen.
  • Stel een vraag voordat je ‘ja’ zegt.
  • Laat je zo min mogelijk door anderen van je schema afhouden. Ontwikkel een vriendelijke en beleefde manier van ‘nee’ zeggen, met in je achterhoofd welk resultaat je wél wilt behalen.
  • Doe gelijkwaardige taken achter elkaar, doe een paar telefoontjes achter elkaar.
  • Doe één ding tegelijk.
  • Zorg voor mentale en fysieke afwisseling door de dag heen.
  • Laat elk stuk maximaal twee keer door je handen gaan (één keer om te beoordelen wat je ermee gaat doen en één keer om het af te handelen). Voorkom dat je stukken gaat verplaatsen van de ene stapel naar de andere.
  • Houd rekening met de wet van Murphy: alles wat fout kán gaan, gáát ook fout. Vaak duren werkzaamheden langer dan je verwacht. Houd daarom elke dag een buffer van zo’n 40% ‘onvoorzien’.

Bron: Secretaresse Assistent Wijzer Managementassistent & Manager door Gunilla Blijsie

Timemanagement: aanpak van tijdvreters
Tips bij het maken van een planning
Veel werk en weinig tijd?
Boek: Managementassistent & Manager
Training: Timemanagement

 

Reageer op dit artikel